Beleg fotografieren statt abtippen: so erfasst du Eingangsrechnungen rechtssicher

Ein Stapel Papierbelege, ein verregneter Sonntag und die Frage: alles abtippen, lochen, abheften? Muss nicht sein. Papierbelege mit dem Smartphone zu fotografieren ist in Deutschland ausdrücklich erlaubt und in Österreich gesetzlich gedeckt - und unter bestimmten Voraussetzungen darfst du das Papier danach sogar wegwerfen. Die Betonung liegt auf "Voraussetzungen": Zwischen einem Foto im Handy-Ordner und einem rechtssicheren digitalen Beleg liegt genau der Teil, an dem es in Betriebsprüfungen hakt. Hier ist der aktuelle Stand für beide Länder.

Darfst du Belege einfach fotografieren?

Deutschland: Ja, ausdrücklich. Die GoBD (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, zuletzt geändert am 14.07.2025) erlauben in Rz 130 das bildliche Erfassen von Papierbelegen "mit den verschiedensten Arten von Geräten", Smartphones werden namentlich genannt. Das Foto muss bildlich mit dem Original übereinstimmen (§ 147 Abs. 2 AO). Sogar das Fotografieren im Ausland ist geregelt: Belege, die auf einer Auslandsdienstreise entstehen, dürfen laut Rz 130 und 136 direkt dort mobil erfasst werden.

Österreich: Ja, über § 132 Abs. 2 BAO. Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn die "vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe" bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist. Ein eigenes Regelwerk wie die deutschen GoBD gibt es nicht - die Anforderungen stehen direkt im Gesetz und in der Auslegungspraxis, etwa der WKO.

Darfst du das Papier danach wegwerfen?

Deutschland: Grundsätzlich ja - das nennt sich ersetzendes Scannen. GoBD Rz 140 sagt wörtlich: Nach der bildlichen Erfassung dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt. Zwei Einschränkungen: Dokumente mit besonderer Beweiskraft (zum Beispiel mit Originalunterschrift, notarielle Urkunden) solltest du zusätzlich im Original behalten - das musst du laut Rz 141 selbst entscheiden. Und nach dem Scan gilt Rz 139: Weitergearbeitet wird nur noch mit der digitalen Version, das Papier wandert aus dem Prozess.

Österreich: Eine ausdrückliche "Vernichtungserlaubnis" wie GoBD Rz 140 gibt es nicht. Die Zulässigkeit folgt aus § 132 Abs. 2 BAO: Liegt der Beleg nur noch digital vor, entfällt sogar das Erfordernis der urschriftgetreuen Wiedergabe. Die WKO formuliert die Bedingung klar: Eingehende Papierrechnungen können elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Wiedergabe revisionssicher archiviert ist. Praktisch heißt das: Original wegwerfen ja, aber erst, wenn dein Archiv die Anforderungen erfüllt - und genau da liegt die Falle.

Warum reicht der Foto-Ordner am Handy nicht?

Weil beide Länder Unveränderbarkeit verlangen - und ein normaler Dateiordner sie nicht bietet.

Die GoBD sagen es in Rz 107 bis 110 direkt: Ein Beleg darf nach der Erfassung nicht mehr unbemerkt überschrieben, gelöscht oder verfälscht werden können (§ 146 Abs. 4 AO), und "die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht". Ein JPG in der Galerie oder ein PDF im Downloads-Ordner ist also kein GoBD-konformes Archiv - es braucht ein System mit Festschreibung, Protokollierung oder Versionierung.

Österreich kommt zum selben Ergebnis: Laut WKO ist das Einscannen und Abspeichern von Rechnungen als PDF auf USB-Stick, Festplatte oder Server für die revisionssichere Archivierung "zu wenig". Genannt werden stattdessen einmal beschreibbare Medien, WORM-Speicher, Archivsoftware oder Cloud-Archivdienste mit Änderungsschutz.

Dazu kommt in Deutschland die Verfahrensdokumentation (Rz 136): eine kurze schriftliche Beschreibung, wer wann welche Belege erfasst, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit läuft und was bei Fehlern passiert. Klingt bürokratisch, ist aber skalierbar - der Umfang richtet sich nach der Unternehmensgröße, und Rz 155 stellt klar: Eine fehlende Verfahrensdokumentation allein kippt deine Buchführung nicht, solange Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit gewahrt sind. Für ein Ein-Personen-Unternehmen reicht eine Seite.

Welche Fristen gelten für Erfassung und Aufbewahrung?

Bei der Erfassung gibt es Orientierungswerte: In Deutschland gilt die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen als unbedenklich (GoBD Rz 47), Kasseneinnahmen und -ausgaben gehören täglich erfasst (§ 146 Abs. 1 AO). In Österreich verlangt § 131 Abs. 1 Z 2 BAO Eintragungen spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats, Bareingänge und Barausgänge täglich. Der Foto-Workflow spielt dir hier in die Karten: Beleg bekommen, sofort fotografieren, nie wieder suchen.

Bei der Aufbewahrung haben sich die deutschen Fristen geändert: Buchungsbelege müssen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nur noch 8 Jahre aufbewahrt werden statt 10 (§ 147 Abs. 3 AO, gilt für Belege, deren Frist am 31.12.2024 noch lief). Auch Rechnungen nach § 14b UStG sind auf 8 Jahre verkürzt. Österreich bleibt bei 7 Jahren ab Schluss des Kalenderjahres (§ 132 Abs. 1 BAO) - mit längeren Sonderfristen für Grundstücksunterlagen (§ 12 Abs. 10 und 11 UStG 1994).

Für den Vorsteuerabzug verlangen beide Länder dieselbe Trias, wortgleich aus der EU-Richtlinie: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit der Rechnung - über die gesamte Frist (§ 14 Abs. 3 UStG in Deutschland, § 11 Abs. 2 UStG 1994 in Österreich). Lesbarkeit über Jahre ist übrigens das beste Argument fürs sofortige Fotografieren: Thermopapier-Belege aus Taxi, Tankstelle und Restaurant verblassen oft schon nach Monaten.

Worauf musst du beim Fotografieren konkret achten?

Vollständig und scharf: Der ganze Beleg muss aufs Bild, inklusive Rückseite, wenn dort etwas steht. Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit ist in der GoBD-Verfahrensdokumentation ausdrücklich vorgesehen (Rz 136).

Farbe nur, wenn sie etwas beweist: Eine vollständige Farbwiedergabe verlangt GoBD Rz 137 nur, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt - etwa Minusbeträge in Rot oder farbige Sichtvermerke. Im Normalfall reicht schwarz-weiß, dein Smartphone fotografiert ohnehin in Farbe.

OCR-Text gehört ins Archiv: Wird dein Foto per Texterkennung durchsuchbar gemacht, ist der Volltext nach Verifikation und Korrektur über die gesamte Aufbewahrungsfrist mit aufzubewahren (GoBD Rz 130). Gute Belegerfassungs-Tools machen das automatisch.

E-Rechnungen nie ausdrucken und abfotografieren: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original. Seit der GoBD-Änderung vom 14.07.2025 ist klargestellt, dass bei E-Rechnungen die Aufbewahrung des XML-Teils genügt und nur inhaltliche statt bildlicher Übereinstimmung gefordert ist. Ein Foto des Ausdrucks ersetzt die XML-Datei nicht.

Kurz: Fotografieren ist der leichteste Teil - rechtssicher wird der Workflow durch das Archiv dahinter. Genau deshalb erfasst Finmate fotografierte Eingangsrechnungen direkt in ein unveränderbares Belegarchiv, statt Bilder in einem Ordner zu sammeln: Beleg knipsen, Daten werden ausgelesen, Original darf in den Schredder.