Das Essen mit dem Kunden ist bezahlt, die Rechnung liegt in der Jacke, und die eigentliche Frage kommt erst in der Buchhaltung: Wie viel davon zählt überhaupt? Die Antwort hängt vom Land ab. Deutschland lässt 70 Prozent zum Abzug zu, Österreich die Hälfte. In beiden Ländern entscheidet aber nicht der Betrag darüber, ob etwas übrig bleibt, sondern der Nachweis. Und ein dritter Punkt geht fast immer unter: Die Kürzung betrifft die Einkommensteuer, nicht die Umsatzsteuer.
Wie viel von einem Geschäftsessen bleibt?
In Deutschland regelt das § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG. Nicht abziehbar sind Bewirtungsaufwendungen aus geschäftlichem Anlass, "soweit sie 70 Prozent der Aufwendungen übersteigen, die nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen" sind. Umgekehrt gelesen: 70 Prozent des angemessenen Betrags sind Betriebsausgabe, 30 Prozent trägst du selbst.
In Österreich steht der Grundsatz in § 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988. Repräsentationsaufwendungen sind nicht abzugsfähig, und dazu zählt die Bewirtung von Geschäftsfreunden ausdrücklich. Es gibt aber eine Tür: "Weist der Steuerpflichtige nach, daß die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, können derartige Aufwendungen oder Ausgaben zur Hälfte abgezogen werden."
Der Unterschied ist damit größer, als die zwei Prozentsätze aussehen. In Deutschland sind 70 Prozent der Normalfall, sobald der Anlass geschäftlich ist. In Österreich sind 0 Prozent der Normalfall, und die 50 Prozent musst du dir mit einem Nachweis holen.
| Deutschland | Österreich | |
|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG | § 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988 |
| Abziehbarer Anteil | 70 Prozent | 50 Prozent |
| Voraussetzung | geschäftlicher Anlass, angemessene Höhe | Nachweis: Werbezweck und weitaus überwiegende betriebliche Veranlassung |
| Ohne Nachweis | Abzug scheitert | 0 Prozent, weil Repräsentation |
Was muss auf dem Beleg stehen?
Hier wird aus einer Prozentfrage eine Formfrage, und daran scheitern die meisten Bewirtungen.
Deutschland. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG verlangt schriftliche Angaben zu Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie zur Höhe der Aufwendungen. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen nach Satz 3 Angaben zu Anlass und Teilnehmern, und die Rechnung über die Bewirtung ist beizufügen.
Dazu kommt seit dem BMF-Schreiben vom 30. Juni 2021 (IV C 6 - S 2145/19/10003 :003) eine Anforderung an die Rechnung selbst: Sie muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein und die Vorgaben der Kassensicherungsverordnung erfüllen. Für Bewirtungsrechnungen bis 31. Dezember 2022 galt eine Übergangsregelung, seither nicht mehr. Der handgeschriebene Zettel vom Wirt ist damit erledigt.
"Anlass" heißt außerdem: der konkrete Anlass. "Geschäftsessen" oder "Kundengespräch" ist keine Angabe, sondern eine Wiederholung des Wortes Bewirtung. Wer den Namen des Projekts, des Angebots oder der Verhandlung notiert, hat den Punkt erledigt.
Österreich. Das Gesetz verlangt keinen Formularkatalog, sondern einen Beweis, und zwar für zwei Dinge zugleich: dass die Bewirtung der Werbung dient und dass die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt. In der Praxis heißt das: Notiere, welches konkrete Geschäft, Produkt oder Angebot beworben wurde und mit wem. Ein Essen zur Kontaktpflege ohne konkreten Werbezweck fällt zurück in die Repräsentation, und dann ist der Abzug nicht halbiert, sondern weg.
Warum die Umsatzsteuer die Kürzung nicht mitmacht
Das ist der Punkt, an dem in beiden Ländern Geld liegen bleibt, weil viele die Kürzung auf die Vorsteuer durchschlagen lassen. Das ist falsch.
Deutschland: § 15 Abs. 1a UStG schließt den Vorsteuerabzug für bestimmte nicht abziehbare Aufwendungen aus, nimmt die Bewirtung aber ausdrücklich wieder heraus: "Dies gilt nicht für Bewirtungsaufwendungen, soweit § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes einen Abzug angemessener und nachgewiesener Aufwendungen ausschließt." Bei angemessenen und ordentlich nachgewiesenen Bewirtungskosten ziehst du also die volle Vorsteuer aus der Rechnung, obwohl ertragsteuerlich nur 70 Prozent zählen.
Österreich: § 12 Abs. 2 Z 2 lit. a UStG 1994 versagt den Vorsteuerabzug für Leistungen, deren Entgelte "überwiegend keine abzugsfähigen Ausgaben (Aufwendungen) im Sinne des § 20 Abs. 1 Z 1 bis 5 des Einkommensteuergesetzes 1988" sind. Bei einer nachgewiesenen Werbebewirtung ist die Hälfte abzugsfähig, damit ist nichts "überwiegend" nicht abzugsfähig, und der Vorsteuerabzug bleibt erhalten. Fällt die Bewirtung dagegen in die reine Repräsentation, ist sie zur Gänze nicht abzugsfähig, und dann greift die Bestimmung.
Was gar keine Bewirtung ist
Nicht jede Ausgabe für Essen und Trinken fällt unter diese Regeln, und das ist gute Nachricht, weil die Kürzung dann nicht greift.
Aufmerksamkeiten sind keine Bewirtung: Kaffee, Tee, Gebäck oder Wasser bei einer Besprechung sind in Deutschland üblicherweise voll abziehbare Betriebsausgaben, weil es sich um eine Geste der Höflichkeit und nicht um eine Bewirtung im steuerlichen Sinn handelt.
Rein betriebliche Bewirtung ist ebenfalls etwas anderes. Die 70-Prozent-Regel des § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG gilt für Bewirtung aus geschäftlichem Anlass, also mit Geschäftspartnern. Bewirtest du ausschließlich eigene Mitarbeitende, etwa bei einer internen Besprechung, greift die Kürzung nicht. Sobald ein Geschäftspartner mit am Tisch sitzt, gilt die Kürzung wieder für die gesamte Rechnung, auch für den Anteil der eigenen Leute.
Unangemessene Beträge sind in Deutschland kein Rundungsproblem, sondern fallen aus dem Abzug heraus, bevor die 70 Prozent überhaupt gerechnet werden. Das Gesetz stellt auf das ab, was "nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen" ist, gemessen an Branche, Anlass und Größe des Betriebs.
Die drei Fehler, die am häufigsten auffallen
Der Anlass ist keiner. "Geschäftsessen" beantwortet die Frage nicht, die das Gesetz stellt. Notiere das Projekt, das Angebot oder den Vertrag, um den es ging, direkt auf dem Beleg.
Ein Teilnehmer fehlt. Verlangt sind alle Teilnehmer, einschließlich der eigenen Person und der eigenen Mitarbeitenden. "Herr Müller und Team" reicht nicht, wenn die Namen bekannt sind.
Die Vorsteuer wird mitgekürzt. Wer in Deutschland nur 70 Prozent der Vorsteuer zieht, verschenkt 30 Prozent davon, und in Österreich passiert dasselbe bei einer nachgewiesenen Werbebewirtung. Die Kürzung ist eine Regel der Einkommensteuer, nicht der Umsatzsteuer.