Bewirtungskosten richtig dokumentieren und absetzen: 70 Prozent, 50 Prozent oder nichts

Ein Geschäftsessen ist steuerlich eine seltsame Sache: Das Finanzamt weiß, dass dabei auch gegessen und getrunken wird - also etwas, das jeder Mensch privat auch tut. Deshalb gibt es in Deutschland und Österreich keinen vollen Abzug, sondern eine Quote: 70 Prozent in Deutschland, 50 Prozent in Österreich. Und deshalb schauen Prüfer bei Bewirtungskosten genauer hin als fast überall sonst. Die gute Nachricht: Wer die Dokumentation im Griff hat, bekommt den Abzug fast immer. Die schlechte: Ein fehlender Eigenbeleg oder ein falsch verbuchtes Konto kostet nicht 30 Prozent - sondern alles.

Was zählt überhaupt als Bewirtung - und was nicht?

Bewirtung heißt: Du gibst Speisen, Getränke oder sonstige Genussmittel an Personen ab, und es gibt einen geschäftlichen Anlass - typischerweise das Essen mit Kunden, Lieferanten oder Interessenten. Davon zu trennen sind zwei andere Fälle:

• Reine Mitarbeiterbewirtung (etwa Verpflegung bei einer internen Besprechung oder der Betriebsfeier): in Deutschland betrieblich veranlasst und damit grundsätzlich voll abziehbar - die 70-Prozent-Kürzung gilt nur für die Bewirtung von Geschäftsfreunden.
• Private Mitveranlassung (Geburtstagsessen, Einladung ohne konkreten Geschäftsbezug): in beiden Ländern gar nicht abziehbar.

Aufmerksamkeiten wie Kaffee, Wasser und Kekse im Meeting sind keine Bewirtung im steuerlichen Sinn - die bleiben voll abziehbare Betriebsausgaben.

Deutschland: 70 Prozent Abzug - aber nur mit sauberem Nachweis

Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG: Abziehbar sind 70 Prozent der Aufwendungen, die "nach der allgemeinen Verkehrsauffassung als angemessen anzusehen" sind. Die restlichen 30 Prozent sind endgültig privat - egal wie geschäftlich das Essen war.

Der Nachweis ist im Gesetz selbst geregelt: Du musst Ort, Tag, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung sowie die Höhe schriftlich festhalten. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, genügen Angaben zu Anlass und Teilnehmern - plus die Rechnung im Original. Das ist der klassische Bewirtungsbeleg (Eigenbeleg), den viele Restaurants als Vordruck auf der Rückseite der Rechnung mitliefern.

Das BMF-Schreiben vom 30.06.2021 präzisiert die Anforderungen an die Rechnung selbst:

• Die Rechnung muss maschinell erstellt und elektronisch aufgezeichnet sein - der handgeschriebene Kellnerzettel reicht nicht.
• Bis 250 Euro gelten die Erleichterungen der Kleinbetragsrechnung; über 250 Euro muss die Rechnung zusätzlich den Namen des Bewirtenden enthalten.
• Die Leistungen müssen einzeln bezeichnet sein - "Speisen und Getränke" pauschal genügt nicht.
• Trinkgeld ist nur nachgewiesen, wenn es auf der Rechnung ausgewiesen ist oder der Empfänger es quittiert (Kurzvermerk mit Unterschrift auf der Rechnung reicht).

Und der Anlass gehört konkret formuliert: "Geschäftsessen" oder "Kundenpflege" akzeptiert kein Prüfer - "Abstimmung Angebot Lagerhalle Projekt X" schon.

Zwei Punkte machen den deutschen Fall besonders:

1. Die Vorsteuer gibt es zu 100 Prozent. Nach § 15 Abs. 1a Satz 2 UStG gilt das Vorsteuerabzugsverbot ausdrücklich nicht für angemessene und nachgewiesene Bewirtungskosten - die 30-Prozent-Kürzung ist also eine reine Einkommensteuer-Sache, die Umsatzsteuer aus der vollen Rechnung holst du dir komplett zurück.
2. Getrennte Aufzeichnung ist Pflicht. Nach § 4 Abs. 7 EStG müssen Bewirtungskosten einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben verbucht werden - eigenes Konto, zeitnah. Landen sie im Sammelkonto "Sonstiges", ist der Abzug komplett weg, auch bei perfektem Beleg.

Österreich: die 50-Prozent-Regel und die Beweislast

Österreich denkt von der anderen Seite her: § 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988 erklärt Repräsentationsaufwendungen grundsätzlich für nicht abzugsfähig - und Geschäftsessen sind erst einmal Repräsentation. Die Ausnahme: Weist du nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche oder berufliche Veranlassung weitaus überwiegt, darfst du die Hälfte abziehen.

"Werbung" heißt dabei laut Verwaltungspraxis im Kern Produkt- oder Dienstleistungsinformation: Du hast beim Essen konkret über dein Angebot informiert - etwa ein Projektangebot präsentiert oder eine konkrete Geschäftsanbahnung verfolgt (EStR-Zusammenfassung bei ICON). Wichtig: Es gilt Beweislast, nicht Glaubhaftmachung - die bloße Restaurantrechnung reicht nicht, du musst je Einzelfall Anlass, Teilnehmer und Werbezweck dokumentieren.

Daneben gibt es zwei weitere Kategorien:

• Voll abziehbar (100 Prozent): Bewirtung, die selbst Leistungsinhalt ist oder praktisch keine Repräsentationskomponente hat - etwa Verpflegung bei Schulungen für Kunden, Produktverkostungen oder Bewirtung im Rahmen von Betriebsbesichtigungen.
• Gar nicht abziehbar (0 Prozent): reine Kontaktpflege ("man kennt sich"), Essen nach Vertragsabschluss ohne Werbezweck, Einladungen in Theater, Casino oder zu privaten Anlässen - selbst wenn dabei über Geschäfte gesprochen wird.

Bei der Umsatzsteuer ist Österreich überraschend großzügig: Für die zur Hälfte abzugsfähige Werbe-Bewirtung steht der Vorsteuerabzug zur Gänze zu, weil die Aufwendungen eben nicht überwiegend nichtabzugsfähig sind (UStR-Kommentierung zu § 12 UStG 1994). Die 50-Prozent-Kürzung trifft also nur die Einkommensteuer.

Deutschland und Österreich im direkten Vergleich

	Deutschland	Österreich
Rechtsgrundlage	§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 2 EStG	§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988
Abzugsquote Geschäftsessen	70 % der angemessenen Kosten	50 % - nur bei nachgewiesenem Werbezweck
Vorsteuer	100 % (§ 15 Abs. 1a S. 2 UStG)	100 % bei der 50 %-Werbe-Bewirtung
Nachweis	Eigenbeleg: Ort, Tag, Teilnehmer, konkreter Anlass + maschinelle Rechnung	Nachweis je Einzelfall: Werbezweck, Anlass, Teilnehmer (Beweislast!)
Mitarbeiterbewirtung	grundsätzlich 100 %	je nach Anlass, Betriebsveranstaltungen eigene Regeln
Häufigster Totalverlust	keine getrennte Verbuchung (§ 4 Abs. 7 EStG)	Werbezweck nicht nachweisbar

Ein Rechenbeispiel: 190 Euro Geschäftsessen

Du lädst zwei Interessenten zum Essen ein, um dein Angebot zu präsentieren. Rechnung: 160 Euro brutto plus 15 Euro Trinkgeld (quittiert), gesamt 175 Euro.

Deutschland: Aus den 160 Euro holst du die volle Vorsteuer (bei 19 Prozent: 25,55 Euro). Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer sind die Nettokosten 134,45 Euro plus Trinkgeld 15 Euro = 149,45 Euro; davon sind 70 Prozent = 104,62 Euro Betriebsausgabe. Voraussetzung: Eigenbeleg vollständig, eigenes Buchungskonto.

Österreich: Werbezweck dokumentiert (Angebotspräsentation, Teilnehmer notiert)? Dann Vorsteuer zur Gänze und 50 Prozent der Nettokosten als Betriebsausgabe. Ohne dokumentierten Werbezweck: null - trotz identischem Essen.

Wie sieht die Dokumentation in der Praxis aus?

Drei Gewohnheiten reichen, um praktisch jede Prüfung zu überstehen:

1. Sofort dokumentieren, nicht am Monatsende. Anlass und Teilnehmer direkt nach dem Essen auf die Rechnung oder digital erfassen - Wochen später weiß niemand mehr, wer der vierte Teilnehmer war. Zeitnähe ist auch formal ein Kriterium.
2. Beleg digitalisieren und mit dem Vorgang verknüpfen. Thermopapier verblasst; ein Foto des Belegs samt Eigenbeleg-Angaben, GoBD-konform archiviert, sichert den Nachweis dauerhaft.
3. Eigenes Konto für Bewirtung führen - in Deutschland wegen § 4 Abs. 7 EStG Pflicht, in Österreich sinnvoll, um 100-, 50- und 0-Prozent-Fälle sauber zu trennen. Wer die Kategorien schon beim Buchen trennt, muss bei der Prüfung nichts rekonstruieren.

Der teuerste Fehler ist in beiden Ländern derselbe: das Essen war echt, der Anlass war echt - aber der Nachweis fehlt. Bewirtungskosten sind einer der wenigen Bereiche, in denen das Steuerrecht Formfehler mit Totalverlust bestraft. Die Quote (70 oder 50 Prozent) ist gesetzt; ob du sie bekommst, entscheidet allein deine Dokumentation.