Pflichtangaben auf Rechnungen in Deutschland: Was § 14 UStG verlangt

In Deutschland regelt § 14 Abs. 4 UStG, was auf einer Rechnung stehen muss. Die Liste ist überschaubar, aber jede fehlende Angabe kann den Vorsteuerabzug deines Kunden gefährden. Wer an Geschäftskunden fakturiert, sollte die Pflichtangaben deshalb im Schlaf beherrschen.

Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG

Eine ordnungsgemäße Rechnung enthält:

1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Ausstellers
3. Ausstellungsdatum
4. Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Monatsangabe reicht)
7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto)
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Besonderheiten:

• Bei Gutschriften (Abrechnung durch den Leistungsempfänger) muss das Wort „Gutschrift" auf dem Dokument stehen.
• Bei Reverse Charge ist der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" verpflichtend.
• Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken die Befreiung, z. B.: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG".

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt die vereinfachte Form (§ 33 UStDV):

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
• Bruttobetrag sowie der Steuersatz (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)

Empfängeranschrift, Rechnungsnummer und Steuernummer sind hier entbehrlich. Deshalb funktioniert der Tankstellenbeleg als Buchhaltungsbeleg.

Die häufigsten Stolperfallen

• Leistungszeitpunkt fehlt. Das Ausstellungsdatum ersetzt ihn nicht. Auch wenn beides identisch ist, gehört der Hinweis („Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum") auf die Rechnung.
• Allgemeine Leistungsbeschreibungen wie „Beratungsleistung" ohne weitere Angaben werden von Betriebsprüfern regelmäßig beanstandet.
• Weder Steuernummer noch USt-IdNr. angegeben. Eine von beiden muss drauf. Die USt-IdNr. ist die bessere Wahl, weil die Steuernummer nicht in fremde Hände gehört.
• Brutto und Netto vermischt. Das Entgelt ist der Nettobetrag; Steuerbetrag und Steuersatz müssen separat erkennbar sein.

Rechnung fehlerhaft: was nun?

Eine Rechnung kann berichtigt werden, und zwar nur vom Aussteller (oder per Gutschrift-Verfahren). Der Empfänger darf fehlende Angaben nicht selbst ergänzen. Praktisch heißt das: Storno oder Korrekturdokument, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

E-Rechnung nicht vergessen

Seit 2025 gilt in Deutschland im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht: Unternehmen müssen strukturierte elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung greift stufenweise. Die Pflichtangaben bleiben dieselben, nur das Format ändert sich. Mehr dazu in unserem Beitrag Was ist eine E-Rechnung?.

Fazit

Acht Angaben, konsequent auf jeder Rechnung. Mehr verlangt § 14 UStG nicht. Wer die Rechnungserstellung automatisiert, statt Word-Vorlagen zu kopieren, eliminiert die typischen Fehlerquellen von vornherein.