Pflichtangaben auf Rechnungen in Österreich: Die komplette Checkliste

Eine Rechnung ist mehr als ein Zahlungswunsch: Sie ist die Grundlage dafür, dass dein Kunde die Vorsteuer abziehen darf und das Finanzamt deine Buchhaltung anerkennt. Welche Angaben verpflichtend sind, regelt in Österreich § 11 UStG. Fehlt etwas, kann der Vorsteuerabzug beim Empfänger wackeln, und bei einer Prüfung gibt es unangenehme Rückfragen.

Die Pflichtangaben im Überblick

Eine vollständige Rechnung über 400 Euro brutto muss enthalten:

1. Name und Anschrift des liefernden bzw. leistenden Unternehmers
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers
3. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
4. Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
5. Entgelt (Nettobetrag) und der anzuwendende Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
6. Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
7. Ausstellungsdatum der Rechnung
8. Fortlaufende Rechnungsnummer, die zur Identifizierung nur einmal vergeben wird
9. UID-Nummer des ausstellenden Unternehmers (sofern Umsätze mit Vorsteuerabzugsrecht ausgeführt werden)

Dazu kommen zwei Sonderfälle:

• Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto muss zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers angegeben werden.
• Wenn der Empfänger die Steuer schuldet (Reverse Charge), brauchst du dessen UID und den Hinweis „Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger".

Erleichterung: Die Kleinbetragsrechnung

Für Rechnungen bis 400 Euro brutto reicht eine vereinfachte Form. Pflicht sind dann nur:

• Name und Anschrift des Ausstellers
• Menge und Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum
• Bruttobetrag (Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe)
• Steuersatz
• Ausstellungsdatum

Der Name des Empfängers und eine Rechnungsnummer sind bei Kleinbetragsrechnungen nicht verpflichtend. Der klassische Kassenbon erfüllt diese Form.

Sonderfall Kleinunternehmer

Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus und ergänzt stattdessen einen Hinweis wie: „Umsatzsteuerbefreit gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG". Weist ein Kleinunternehmer trotzdem Steuer aus, schuldet er sie kraft Rechnungslegung. Ein teurer Klassiker.

Typische Fehler, die du vermeiden solltest

• Leistungszeitraum vergessen. „Beratung laut Vereinbarung" ohne Datum reicht nicht. Das Finanzamt will wissen, wann geleistet wurde.
• Unklare Leistungsbeschreibung. „Diverse Arbeiten" ist keine handelsübliche Bezeichnung. Schreib konkret, was du geliefert hast.
• Rechnungsnummer doppelt vergeben oder Nummernkreis gewechselt, ohne das zu dokumentieren.
• UID des Kunden fehlt bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto.
• Falscher Steuersatz. In Österreich gelten 20 %, 13 % und 10 %, je nach Leistung.

Was passiert bei fehlerhaften Rechnungen?

Für dich als Aussteller gilt: Eine formal falsche Rechnung kannst du berichtigen. Für deinen Kunden ist es kritischer: Ohne ordnungsgemäße Rechnung steht ihm grundsätzlich kein Vorsteuerabzug zu. Viele Geschäftskunden schicken fehlerhafte Rechnungen deshalb zurück. Das kostet Zeit und wirkt unprofessionell.

Fazit

Die Pflichtangaben sind kein Hexenwerk, aber sie müssen jedes Mal vollständig sein. Am einfachsten fährst du mit einem System, das die Angaben automatisch prüft und Rechnungsnummern fortlaufend vergibt. Dann ist die Frage „Hab ich an alles gedacht?" keine Frage mehr.