Eine Firmenfeier ist steuerlich eine der unangenehmsten Rechnungen des Jahres, weil auf ihr zwei Grenzen liegen, die gleich aussehen und sich völlig unterschiedlich verhalten. In Deutschland stehen beide bei 110 Euro. Die eine ist ein Freibetrag: Wer darüber liegt, versteuert nur den Überhang. Die andere ist eine Freigrenze: Wer darüber liegt, verliert den Vorsteuerabzug für die ganze Veranstaltung. Ein Euro entscheidet also über zwei völlig verschiedene Folgen. Österreich rechnet dieselbe Feier ganz anders ab, nämlich nicht je Veranstaltung, sondern je Jahr. Dieser Beitrag zeigt beides und die Geschenke, die daneben noch Platz haben.
Was zählt überhaupt als Betriebsveranstaltung?
In Deutschland definiert das Gesetz sie knapp: Es geht um "Zuwendungen des Arbeitgebers an seinen Arbeitnehmer und dessen Begleitpersonen anlässlich von Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter" (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Das trifft die Weihnachtsfeier, den Betriebsausflug, das Sommerfest, das Jubiläum des Betriebs. Es trifft nicht die Fachtagung, das Arbeitsessen mit Kunden und auch nicht die Feier für einen ausgewählten Kreis, jedenfalls nicht ohne Weiteres.
Zwei Dinge sind im selben Satz geregelt und werden regelmäßig übersehen. Erstens gilt der Betrag von 110 Euro je Veranstaltung und teilnehmender beschäftigter Person, nicht je Jahr. Zweitens gilt er für höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr. Die dritte Feier ist steuerlich vollständig Arbeitslohn, auch wenn sie 20 Euro je Person kostet. Wer drei Termine plant, entscheidet also vorher, welche zwei den Freibetrag bekommen.
Österreich hat dieselbe Idee, aber eine andere Bezugsgröße. Nach § 3 Abs 1 Z 14 EStG 1988 ist "der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (zB Betriebsausflüge, kulturelle Veranstaltungen, Betriebsfeiern) bis zu einer Höhe von 365 Euro jährlich" steuerfrei, dazu "dabei empfangene Sachzuwendungen bis zu einer Höhe von 186 Euro jährlich". Die Zahl der Feiern ist damit egal, der Jahresbetrag entscheidet.
Wie rechnest du die 110 Euro richtig aus?
Du addierst alle Aufwendungen der Veranstaltung inklusive Umsatzsteuer und teilst sie durch die Zahl der teilnehmenden Personen. In die Summe gehören auch die Kosten des äußeren Rahmens, also Raummiete, Technik, Dekoration, Eventagentur. Der Bundesfinanzhof hat das für den Umsatzsteuerteil ausdrücklich festgehalten: Die Kosten des äußeren Rahmens sind "jedenfalls dann in die Berechnung der 110 Euro-Freigrenze einzubeziehen, wenn es sich um eine einheitliche Leistung handelt" (BFH vom 10.05.2023, V R 16/21).
Zwei Rechenregeln entscheiden über das Ergebnis. Geteilt wird durch die Personen, die tatsächlich da waren, nicht durch die angemeldeten. Absagen machen die Feier je Kopf also teurer. Und die Kosten einer Begleitperson werden der beschäftigten Person zugerechnet, sie bekommt keinen zweiten Freibetrag. Wer mit Partnerin oder Partner kommt, hat rechnerisch also das doppelte Budget verbraucht.
Warum ein Euro zu viel den ganzen Vorsteuerabzug kostet
Hier trennen sich die beiden Steuerarten. Lohnsteuerlich sind die 110 Euro seit 2015 ein Freibetrag: Kostet die Feier 140 Euro je Person, sind 30 Euro je Person steuerpflichtiger Arbeitslohn, der Rest bleibt frei. Umsatzsteuerlich sind dieselben 110 Euro eine Freigrenze. Wird sie überschritten, gilt die Veranstaltung als Zuwendung für den privaten Bedarf der Belegschaft, und der Vorsteuerabzug entfällt nicht anteilig, sondern vollständig.
Der Bundesfinanzhof hat das im selben Urteil auf den Punkt gebracht. Ein Unternehmer ist für Betriebsveranstaltungen "nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigt, wenn diese nicht ausschließlich dem privaten Bedarf der Betriebsangehörigen dienen, sondern durch die besonderen Umstände seiner wirtschaftlichen Tätigkeit bedingt sind". Im entschiedenen Fall ging es um eine Weihnachtsfeier in einem Kochstudio, bei der die Belegschaft unter Anleitung selbst kochte. Die Rechnung lag über 110 Euro je Person, und der Vorsteuerabzug war damit weg.
Die Folge ist unangenehm asymmetrisch. In der Beispielrechnung oben kostet die Überschreitung um 30 Euro je Person lohnsteuerlich eine Bemessungsgrundlage von 600 Euro. Umsatzsteuerlich kostet sie die gesamte Vorsteuer aus 2.800 Euro brutto, also 447,06 Euro, die sonst zurückgekommen wären. Die kleinere Zahl auf der Rechnung erzeugt hier den größeren Schaden.
Was kannst du tun, wenn die Feier teurer wird?
Für den lohnsteuerlichen Teil gibt es einen Ausweg: die Pauschalierung mit 25 Prozent. Der Arbeitgeber übernimmt die Steuer auf den übersteigenden Betrag, und die Zuwendung bleibt für die beschäftigte Person sozialversicherungsfrei. Das Gesetz knüpft daran allerdings eine Bedingung, die im Text steht und oft übergangen wird: Die Pauschalierung gilt für Arbeitslohn "aus Anlass von Betriebsveranstaltungen [...], wenn die Teilnahme an der Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht" (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).
Die Abteilungsfeier für zwölf ausgewählte Leute erfüllt das nicht ohne Weiteres. Der Betriebsteil muss ein echter Betriebsteil sein, nicht eine Auswahl nach Verdienst, Position oder Sympathie. Wer eine Incentive-Veranstaltung für die besten Verkäuferinnen und Verkäufer plant, plant keine Betriebsveranstaltung, sondern eine individuelle Zuwendung mit ganz anderen Folgen.
Für den umsatzsteuerlichen Teil gibt es diesen Ausweg nicht. Entweder die Veranstaltung bleibt unter der Freigrenze, oder der Vorsteuerabzug ist weg. Praktisch heißt das: Rechne die Kosten je Kopf vor der Buchung durch, mit Puffer für Absagen, und zieh notfalls eine Position heraus. Eine Feier für 108 Euro je Person ist steuerlich eine völlig andere Veranstaltung als eine für 112 Euro.
Und die Geschenke daneben?
Deutschland kennt drei Töpfe, die nebeneinander stehen und sich nicht vermischen. Erstens die Aufmerksamkeiten: Sachzuwendungen bis 60 Euro einschließlich Umsatzsteuer, die aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses gegeben werden, also Geburtstag, Hochzeit, Geburt eines Kindes, Dienstjubiläum (R 19.6 Abs. 1 LStR). Das ist eine Freigrenze: Bei 61 Euro ist der volle Betrag steuerpflichtig. Und Geld gehört immer zum Arbeitslohn, auch in kleinen Beträgen.
Zweitens die monatliche Sachbezugsfreigrenze. Sachbezüge bleiben "außer Ansatz, wenn die sich nach Anrechnung der vom Steuerpflichtigen gezahlten Entgelte ergebenden Vorteile insgesamt 50 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen" (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Auch das ist eine Freigrenze, und sie ist monatlich, nicht jährlich. Drittens die Feier selbst mit ihren 110 Euro.
Österreich baut anders. Neben den 365 Euro im Jahr für die Teilnahme stehen zwei getrennte Sachzuwendungs-Beträge von jeweils 186 Euro jährlich: einer für Sachzuwendungen, die bei einer Betriebsveranstaltung empfangen werden, ein zweiter für Sachzuwendungen "aus Anlass eines Dienst- oder eines Firmenjubiläums". Beides steht wörtlich in § 3 Abs 1 Z 14 EStG 1988. Einen allgemeinen 60-Euro-Anlass wie in Deutschland gibt es nicht.
| Sachverhalt | Deutschland | Österreich |
|---|---|---|
| Bezugsgröße | je Veranstaltung, höchstens zwei im Jahr | je Kalenderjahr, Zahl der Feiern egal |
| Betrag für die Teilnahme | 110 Euro (Freibetrag) | 365 Euro |
| Sachzuwendung bei der Feier | im 110-Euro-Betrag enthalten | zusätzlich 186 Euro im Jahr |
| Jubiläumsgeschenk | kein eigener Betrag | zusätzlich 186 Euro im Jahr |
| Geschenk zum persönlichen Anlass | 60 Euro je Anlass (Freigrenze) | kein eigener Betrag |
| Vorsteuerabzug | entfällt ganz über 110 Euro je Kopf | nach allgemeinen Regeln zu prüfen |
Die drei Punkte, die du dir merken solltest
Rechne vor der Buchung, nicht nach der Feier. Alle Kosten inklusive Rahmen, geteilt durch die Personen, die voraussichtlich kommen, mit Puffer für Absagen. Diese eine Zahl entscheidet über zwei Steuerarten gleichzeitig.
Zähl die Veranstaltungen mit. In Deutschland sind zwei im Jahr begünstigt, die dritte ist voll steuerpflichtig. In Österreich zählt nicht die Anzahl, sondern die Summe von 365 Euro im Jahr.
Trenn die Geschenke von der Feier. Der 60-Euro-Anlass und die monatlichen 50 Euro sind eigene Freigrenzen mit eigenen Regeln. Was du bei der Feier verteilst, fällt dagegen in den 110-Euro-Topf und macht ihn schneller voll, als die meisten erwarten.