Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen, Zeitraum und Dauerfristverlängerung

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung ist der Termin, den Selbstständige am häufigsten verpassen - nicht weil er schwer wäre, sondern weil er so oft kommt. Dazu trägt fast jeder ein paar Halbwahrheiten mit sich herum: dass die Dauerfristverlängerung alles um einen Monat schiebt, dass Österreich dieselben Regeln hat wie Deutschland, dass unter einer bestimmten Umsatzgrenze nichts eingereicht werden muss. Hier stehen die Fristen so, wie sie 2026 tatsächlich gelten, für beide Länder getrennt.

Wie oft musst du überhaupt voranmelden?

In Deutschland ist der Standardzeitraum das Quartal. § 18 Abs. 2 UStG sagt in Satz 1 knapp: "Voranmeldungszeitraum ist das Kalendervierteljahr." Davon gibt es zwei Abweichungen, und beide Beträge sind neu:

• Über 9.000 Euro Steuer im Vorjahr: monatlich. Diese Grenze lag bis Ende 2024 bei 7.500 Euro. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (verkündet im Bundesgesetzblatt am 29.10.2024, BGBl. 2024 I Nr. 323) hat sie zum 1. Januar 2025 auf 9.000 Euro angehoben.
• Bis 2.000 Euro Steuer im Vorjahr: Befreiung möglich. Das Finanzamt "kann" dich dann ganz von Voranmeldung und Vorauszahlung befreien. Auch dieser Wert ist seit dem 1. Januar 2025 neu, vorher waren es 1.000 Euro (Wachstumschancengesetz). Wichtig: Das ist eine Kann-Bestimmung, kein Automatismus. Ohne Befreiungsschreiben meldest du weiter.

Maßgeblich ist immer die Zahllast des Vorjahres, nicht der Umsatz. Wer 2025 nach Abzug der Vorsteuer 8.400 Euro abgeführt hat, meldet 2026 quartalsweise.

Einen Sonderfall solltest du im Kalender haben: Gründerinnen und Gründer müssen nach § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG im Gründungsjahr und im Folgejahr monatlich melden. Diese Pflicht ist derzeit entschärft, aber nur befristet: Satz 6 gilt ausdrücklich "für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026" und stellt stattdessen auf die hochgerechnete oder voraussichtliche Steuer ab. Verlängert der Gesetzgeber das nicht, greift ab 2027 wieder die monatliche Pflicht für Neugründungen.

Deutschland: aus 10 Tagen 40 machen

Die Frist ist in § 18 Abs. 1 UStG knapp gefasst: Die Voranmeldung ist "bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums" zu übermitteln, und die Vorauszahlung ist am selben Tag fällig. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder einen Feiertag, rutscht die Frist nach § 108 Abs. 3 AO auf den nächsten Werktag.

Zehn Tage sind knapp, wenn die Belege des Vormonats noch nicht alle da sind. Genau dafür gibt es die Dauerfristverlängerung nach den §§ 46 bis 48 UStDV. § 46 UStDV formuliert das als Anspruch, nicht als Gnadenakt: Das Finanzamt "hat dem Unternehmer auf Antrag die Fristen ... um einen Monat zu verlängern". Ablehnen darf es nur, wenn der Steueranspruch gefährdet erscheint. Aus dem 10. Februar wird also der 10. März, und zwar für Meldung und Zahlung.

Der Preis dafür trifft nur einen Teil der Betriebe. § 47 Abs. 1 UStDV knüpft die Verlängerung an eine Sondervorauszahlung von einem Elftel der Vorauszahlungen des Vorjahres - aber ausdrücklich nur "bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich zu übermitteln hat". Quartalsmelder bekommen die Dauerfristverlängerung ohne jede Sondervorauszahlung. Das ist der günstigste Antrag im deutschen Steuerrecht: ein Monat mehr Zeit, viermal im Jahr, zum Nulltarif.

Für Monatsmelder lohnt die Arithmetik: Ein Elftel von zwölf ungefähr gleich großen Monatszahlungen sind rund 1,1 Monatszahlungen. Du zahlst im Februar also ungefähr das, was dir die Verschiebung an Liquidität bringt. Der echte Nutzen ist Zeit, nicht Geld. Verloren ist die Sondervorauszahlung trotzdem nicht: Nach § 48 Abs. 4 UStDV wird sie bei der Vorauszahlung für den letzten Voranmeldungszeitraum des Jahres angerechnet, also üblicherweise im Dezember.

Zwei Verfahrensdetails aus § 48 Abs. 1 und 2 UStDV: Der Antrag muss bis zu dem Tag gestellt sein, an dem die erste betroffene Voranmeldung fällig wäre - für Monatsmelder also bis zum 10. Februar, für Quartalsmelder bis zum 10. April. Wiederholen musst du ihn nicht, die Verlängerung läuft weiter. Als Monatsmelder musst du die Sondervorauszahlung aber jedes Jahr neu berechnen, anmelden und zahlen, sonst kippt die Verlängerung.

Der Denkfehler: die Fristverlängerung nimmt nicht alles mit

Hier liegt die Falle, die auch erfahrene Selbstständige erwischt. Die Dauerfristverlängerung gilt für die Voranmeldung. Sie gilt nicht für die Zusammenfassende Meldung.

Wer innergemeinschaftliche Lieferungen oder B2B-Dienstleistungen in andere EU-Staaten ausführt, muss nach § 18a Abs. 1 UStG "bis zum 25. Tag nach Ablauf jedes Kalendermonats" eine Zusammenfassende Meldung an das Bundeszentralamt für Steuern übermitteln. Das Bundeszentralamt schreibt dazu auf seiner Fristenseite wörtlich: "Die Regelungen über die Dauerfristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldungen gelten nicht für die ZM."

Das folgt schon aus dem Wortlaut von § 46 UStDV, der ausschließlich die Fristen des § 18 Abs. 1, 2 und 2a verlängert - die ZM steht in § 18a. Praktisch heißt das: Wer mit Dauerfristverlängerung EU-Umsätze macht, hat zwei Termine. Die ZM am 25., die Voranmeldung erst gut zwei Wochen später. Wer beides auf einen Rutsch erledigen will, ist mit der ZM zu spät.

Österreich: 45 Tage ab Werk, dafür keine Verlängerung

Österreich löst dasselbe Problem anders. Nach § 21 Abs. 1 UStG 1994 ist die Voranmeldung "spätestens am 15. Tag (Fälligkeitstag) des auf einen Kalendermonat (Voranmeldungszeitraum) zweitfolgenden Kalendermonates" einzureichen, und die Vorauszahlung ist am selben Tag zu entrichten. Die UVA für Jänner ist also am 15. März fällig. Was Deutschland auf Antrag gewährt, hat Österreich fix im Gesetz - eine Dauerfristverlängerung gibt es dort deshalb nicht.

Der Voranmeldungszeitraum richtet sich in Österreich nach dem Umsatz, nicht nach der Zahllast: Wer im Vorjahr 100.000 Euro nicht überschritten hat, meldet quartalsweise (§ 21 Abs. 2 UStG 1994), kann aber freiwillig zum Monat wechseln.

Und jetzt die Zahl, die in vielen älteren Ratgebern falsch steht. Die Verordnung über die Abstandnahme von der Abgabe von Voranmeldungen (BGBl. II Nr. 206/1998) erlaubt, die UVA gar nicht einzureichen, wenn die Vorauszahlung fristgerecht und vollständig gezahlt wird oder sich keine ergibt. Diese Erleichterung galt lange bis 100.000 Euro Vorjahresumsatz, wurde ab 2020 auf 35.000 Euro gesenkt und liegt seit den Voranmeldungszeiträumen nach dem 31.12.2024 bei 55.000 Euro (Fassung BGBl. II Nr. 401/2024) - abgestimmt auf die neue Kleinunternehmergrenze. Wer darüber liegt, muss einreichen, auch wenn er pünktlich zahlt. Und Achtung: Die Aufzeichnungen musst du trotzdem führen, § 21 Abs. 1 UStG 1994 verlangt in diesen Fällen eine Aufstellung der Besteuerungsgrundlagen auf dem amtlichen Vordruck.

Was passiert, wenn du zu spät bist?

Zwei verschiedene Strafen, in beiden Ländern: eine fürs zu späte Zahlen, eine fürs zu späte Melden.

	Deutschland	Österreich
Frist Voranmeldung	10. Tag nach Zeitraumende	15. des zweitfolgenden Monats
Fristverlängerung	ja, §§ 46-48 UStDV	nein, bereits im Gesetz
Säumnis (Zahlung)	1 % pro angefangenem Monat, § 240 Abs. 1 AO	2 % einmalig, § 217 Abs. 2 BAO
Schonfrist	3 Tage bei Überweisung, § 240 Abs. 3 AO	5 Werktage bei sauberer Historie, § 217 Abs. 5 BAO
Verspätung (Meldung)	Ermessen, max. 25.000 Euro, § 152 AO	bis 10 % der Abgabe, § 135 BAO

Die Schonfristen sind unterschiedlich gebaut. In Deutschland wird der Säumniszuschlag "bei einer Säumnis bis zu drei Tagen nicht erhoben" (§ 240 Abs. 3 AO), nicht aber bei Barzahlung oder Scheck. In Österreich sind es fünf Tage ohne Samstage, Sonntage und Feiertage, und nur, wenn du in den letzten sechs Monaten alles pünktlich gezahlt hast (§ 217 Abs. 5 BAO). Verlassen solltest du dich auf keine der beiden.

Die Jahreserklärung ist davon unabhängig: in Deutschland sieben Monate nach Jahresende, also der 31. Juli (§ 149 Abs. 2 AO), in Österreich Ende April, bei elektronischer Übermittlung über FinanzOnline Ende Juni (§ 134 Abs. 1 BAO).

So machst du es in der Praxis

1. Prüf einmal im Januar deinen Zeitraum. Zahllast des Vorjahres (Deutschland) oder Umsatz des Vorjahres (Österreich) nachsehen und mit den Grenzen abgleichen. Der Wechsel von monatlich auf quartalsweise spart dir acht Termine im Jahr.
2. Stell den Antrag auf Dauerfristverlängerung, wenn du in Deutschland quartalsweise meldest. Er kostet dich nichts und verschafft dir vier Wochen Puffer. Als Monatsmelder rechne kurz nach, ob dir die Zeit die Sondervorauszahlung wert ist.
3. Trag die ZM als eigenen Termin ein, falls du EU-Umsätze hast. Der 25. bleibt der 25.

Jede dieser Fristen hängt daran, dass die Zahlen rechtzeitig fertig sind - und genau dann liegen die Belege oft noch in der Tasche. Wer Eingangsrechnungen laufend erfasst statt am Stichtag, hat den Vorsteuerabzug sauber drin und die Meldung in Minuten fertig. Ob du nach Soll oder Ist versteuerst, entscheidet dabei nur, welche Umsätze in den Zeitraum fallen. Die Frist selbst bleibt dieselbe.