Eingangsrechnungen prüfen: so sicherst du deinen Vorsteuerabzug

Jede Eingangsrechnung ist bares Geld: Die ausgewiesene Umsatzsteuer holst du dir als Vorsteuer vom Finanzamt zurück - aber nur, wenn die Rechnung ordnungsgemäß ist. Genau hier liegt eine der häufigsten Fundstellen jeder Betriebsprüfung: Eine Rechnung ohne Leistungsdatum, mit schwammiger Leistungsbeschreibung oder falscher Anschrift gefährdet den Abzug, und zwar Jahre später, wenn der Lieferant vielleicht gar nicht mehr existiert. Hier liest du, was du bei jeder Eingangsrechnung prüfen solltest, bevor sie in die Buchhaltung wandert.

Warum entscheidet die Eingangsrechnung über deinen Vorsteuerabzug?

Weil das Gesetz es so verlangt: Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt der Vorsteuerabzug voraus, dass du eine "nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung" besitzt. Die Rechnung ist also nicht bloß ein Beleg, sondern eine materielle Voraussetzung - ohne sie (oder mit einer mangelhaften) gibt es keinen Abzug.

Das Risiko wird konkret, wenn die Betriebsprüfung kommt: Streicht das Finanzamt den Vorsteuerabzug aus fehlerhaften Rechnungen, zahlst du die Steuer nach - plus Nachzahlungszinsen von 0,15 Prozent pro Monat, also 1,8 Prozent pro Jahr (§ 233a in Verbindung mit § 238 Abs. 1a AO). Bei einer Prüfung, die drei Jahre zurückreicht, summiert sich das schnell. Die gute Nachricht: Fast alle Fehler lassen sich vermeiden, wenn du Rechnungen im Moment des Eingangs prüfst statt im Moment der Prüfung.

Welche Pflichtangaben müssen auf der Rechnung stehen?

§ 14 Abs. 4 UStG verlangt für Rechnungen über 250 Euro diese Angaben:

• vollständiger Name und Anschrift von Lieferant und Leistungsempfänger (also auch deine)
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Lieferanten
• Ausstellungsdatum
• fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung - auch wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt; dann reicht der Satz "Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum"
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, inklusive vereinbarter Entgeltminderungen
• Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Die drei Klassiker, an denen es in der Praxis scheitert: das fehlende Leistungsdatum, Leistungsbeschreibungen wie "Beratungsleistungen" oder "Dienstleistungen laut Absprache" ohne jeden Bezug, und veraltete Firmenanschriften nach einem Umzug. Wie du die Angaben auf deinen eigenen Ausgangsrechnungen sauber hinbekommst, steht im Beitrag zu den Pflichtangaben einer Rechnung in Deutschland - beim Eingang prüfst du dieselbe Liste, nur aus der Gegenrichtung.

Ein Sonderfall: Rechnungen von Kleinunternehmern weisen keine Umsatzsteuer aus - daraus gibt es folgerichtig auch keinen Vorsteuerabzug. Steht trotzdem Umsatzsteuer drauf, ist Vorsicht geboten: Ein unberechtigter Steuerausweis (§ 14c UStG) berechtigt dich nicht zum Abzug.

Wann reicht die Kleinbetragsrechnung?

Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gilt die Vereinfachung des § 33 UStDV: Es reichen Name und Anschrift des Lieferanten, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Bruttoentgelt mit dem Steuersatz. Rechnungsnummer, Leistungsdatum und deine eigene Anschrift sind hier entbehrlich - der Tankbeleg und die Kaffeemaschinen-Quittung aus dem Elektromarkt funktionieren deshalb als Vorsteuerbelege. Die Vorsteuer rechnest du aus dem Bruttobetrag heraus (§ 35 UStDV). Wichtig: Die 250-Euro-Grenze ist eine Bruttogrenze. Liegt der Rechnungsbetrag auch nur einen Cent darüber, gilt die volle Pflichtangaben-Liste.

Was tust du, wenn eine Rechnung fehlerhaft ist?

Zuerst das Wichtigste: Niemals selbst ergänzen oder überschreiben. Berichtigen darf nur der Aussteller. Nach § 31 Abs. 5 UStDV genügt dafür ein Dokument, das die fehlenden oder falschen Angaben nachliefert und sich "spezifisch und eindeutig" auf die ursprüngliche Rechnung bezieht - eine komplett neue Rechnung ist also nicht nötig.

Der entscheidende Punkt ist die Rückwirkung: Der EuGH hat im Urteil Senatex vom 15.09.2016 (C-518/14) entschieden, dass eine Rechnungsberichtigung auf den Zeitpunkt der ursprünglichen Rechnung zurückwirken kann - der BFH hat das übernommen (Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15). Damit entfällt in diesen Fällen die Zinsfalle: Der Vorsteuerabzug bleibt im ursprünglichen Jahr bestehen. Voraussetzung ist, dass die Ursprungsrechnung berichtigungsfähig war, also mindestens fünf Kernangaben enthielt: Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Fehlt eine dieser fünf, liegt gar keine Rechnung vor - dann wirkt die Korrektur erst ab ihrem eigenen Datum, und die Zinsen laufen.

Praktisch heißt das: Fehlerhafte Rechnung erkannt, sofort beim Lieferanten eine Berichtigung anfordern, beide Dokumente zusammen aufbewahren. Je früher du den Fehler findest, desto sicherer bekommst du die Korrektur - der Lieferant von vor vier Jahren antwortet nicht mehr.

Was gilt seit 2025 für E-Rechnungen im Eingang?

Seit dem 1. Januar 2025 musst du als Unternehmer E-Rechnungen empfangen können - ein E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Eine E-Rechnung ist dabei nicht das PDF, sondern ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm (etwa XRechnung oder das XML in einer ZUGFeRD-Datei); bei hybriden Formaten ist der XML-Teil das steuerlich maßgebliche Original. Für die Prüfung ändert sich inhaltlich nichts - die Pflichtangaben sind dieselben -, aber du prüfst sie im Datensatz statt auf dem Ausdruck, idealerweise mit Software, die das XML lesbar anzeigt und die Pflichtfelder automatisch abklopft. Den kompletten Zeitplan, wer wann selbst E-Rechnungen ausstellen muss, findest du im Beitrag zur E-Rechnungspflicht in Deutschland.

Wie archivierst du geprüfte Eingangsrechnungen?

Empfangene Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO); die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres der Ausstellung. E-Rechnungen archivierst du im strukturierten Originalformat, Papierrechnungen darfst du einscannen und anschließend vernichten - wie das GoBD-konform geht, inklusive der Falle mit dem einfachen Dateiordner, steht ausführlich im Beitrag Beleg fotografieren statt abtippen. Für die Praxis zählt der Zusammenhang: Prüfen, buchen und unveränderbar archivieren gehören in einen Arbeitsschritt - dann ist jede Rechnung im Moment der Betriebsprüfung genau da, wo sie sein muss, mit allen Angaben, die sie braucht.

Der Aufwand ist kleiner, als er klingt: Eine Minute Prüfung pro Rechnung gegen die Pflichtangaben-Liste, konsequent ab dem ersten Beleg - das ist der ganze Trick. Teuer wird nur das Nachholen.