Aufbewahrungsfristen für Belege: zwei Länder, zwei Uhren

Der Karton mit den Ordnern von 2016 steht im Weg, und irgendwann stellt sich die Frage: Darf der weg? Die Antwort ist in beiden Ländern gerade in Bewegung geraten, nur in entgegengesetzter Deutlichkeit. Deutschland hat die Frist für Buchungsbelege und Rechnungen von 10 auf 8 Jahre verkürzt, und seit dem 1. Jänner 2026 gilt diese Verkürzung wirklich für alle Unternehmen. Österreich bleibt bei seinen 7 Jahren, hält aber für Grundstücke eine Frist bereit, die länger läuft als manche Firma existiert: 22 Jahre. Wer in beiden Ländern Geschäfte macht, braucht also zwei Uhren. Und in beiden Ländern gilt: Die Frist zu kennen reicht nicht, du musst auch wissen, wann sie startet und was sie anhält.

Deutschland: drei Fristen, und die mittlere ist neu

§ 147 AO sortiert die Unterlagen in drei Körbe:

Frist	Unterlagen
10 Jahre	Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz samt Organisationsunterlagen, außerdem Zollunterlagen
8 Jahre	Buchungsbelege - also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohnabrechnungen als Buchungsgrundlage
6 Jahre	empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerrelevante Unterlagen

Die 8 Jahre sind das Ergebnis des Vierten Bürokratieentlastungsgesetzes. Für Rechnungen zieht § 14b UStG mit: Doppel der ausgestellten und alle erhaltenen Rechnungen sind ebenfalls acht Jahre aufzubewahren. Die Parallelnorm für Kaufleute, § 257 HGB, wurde gleich mit angepasst.

Das Übergangsrecht ist der Teil, den viele Zusammenfassungen weglassen, und er ist günstiger als gedacht. Nach Art. 97 § 19a EGAO gilt die kürzere Frist für alle Unterlagen, deren alte 10-Jahres-Frist am 1. Jänner 2025 noch lief. Am Stichtag wurden also die Beleg-Jahrgänge 2015 und 2016 auf einen Schlag vernichtbar. Eine Ausnahme gab es für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute, für die die Verkürzung erst ein Jahr später griff - seit dem 1. Jänner 2026 ist auch diese Übergangsphase vorbei, die 8 Jahre gelten für alle.

Österreich: 7 Jahre, ein feiner Unterschied und die 22-Jahre-Falle

Die Grundregel steht in § 132 BAO: Bücher, Aufzeichnungen und die zugehörigen Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet "vom Schluß des Kalenderjahres, für das die Eintragungen in die Bücher oder Aufzeichnungen vorgenommen worden sind".

In diesem Nebensatz steckt ein Unterschied zu Deutschland, der bei abweichenden Wirtschaftsjahren und spät aufgestellten Abschlüssen relevant wird: Österreich knüpft an das Jahr an, für das eingetragen wurde. Deutschland knüpft nach § 147 Abs. 4 AO an das Jahr, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Jahresabschluss aufgestellt wurde. Ein deutscher Jahresabschluss für 2024, der erst 2025 aufgestellt wird, startet seine 10-Jahres-Uhr deshalb erst mit Ende 2025. Der österreichische Abschluss für 2024 läuft ab Ende 2024.

Und dann sind da die Grundstücke. § 18 Abs. 10 UStG 1994 verlangt: Aufzeichnungen und Unterlagen, die Grundstücke betreffen, sind zweiundzwanzig Jahre aufzubewahren. Der Grund ist der Vorsteuerberichtigungszeitraum von 20 Jahren bei Grundstücken plus zwei Jahre Puffer. Wer eine Betriebsimmobilie kauft, baut oder saniert und dafür Vorsteuer zieht, hebt die komplette Akte dazu auf, bis die Kinder groß sind. Dazu kommen kleinere Sonderuhren: 10 Jahre für Unterlagen im OSS-Verfahren beim EU-Versandhandel, und bei COVID-Förderungen je nach Programm 7 oder 10 Jahre aus den Förderbedingungen - die WKO-Übersicht listet sie auf. Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse läuft über § 132 BAO ebenfalls auf der 7-Jahres-Uhr.

Der Schredder-Kalender 2026

Wenn keine der Ausnahmen aus dem nächsten Abschnitt greift, darf seit dem 1. Jänner 2026 weg:

Land	Unterlage	Vernichtbar ab 01.01.2026
DE	Buchungsbelege, Rechnungen	Jahrgang 2017 und älter
DE	Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse	letzte Eintragung bzw. Aufstellung 2015 und älter
DE	Handels- und Geschäftsbriefe	Jahrgang 2019 und älter
AT	Bücher, Aufzeichnungen, Belege	Unterlagen zum Jahr 2018 und älter
AT	Grundstücks-Unterlagen	erst nach 22 Jahren, aktuell Jahrgang 2003 und älter

Die Rechnung dahinter ist immer dieselbe: Jahrgang plus Frist, Ende des Kalenderjahres. Ein deutscher Buchungsbeleg aus 2017 lief bis zum 31.12.2025, ein österreichischer Beleg zum Jahr 2018 ebenfalls.

Die Ausnahme, die alles anhält

Beide Länder haben eine Regel, die den Schredder-Kalender aushebelt, und sie wird regelmäßig übersehen.

Deutschland: Nach § 147 Abs. 3 AO läuft die Frist nicht ab, "soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist". Übersetzt: Läuft eine Betriebsprüfung, ist ein Einspruch offen oder wurde ein Bescheid nur vorläufig erlassen, bleiben die betroffenen Unterlagen aufbewahrungspflichtig - egal, was der Kalender sagt. Dieselbe Bremse gilt über den Verweis in § 14b UStG auch für Rechnungen.

Österreich: § 132 BAO sagt es kürzer: Unterlagen sind über die sieben Jahre hinaus aufzubewahren, solange sie "für die Abgabenerhebung betreffende anhängige Verfahren von Bedeutung sind". Auch hier gilt: angekündigte Außenprüfung, offenes Rechtsmittel, laufendes Verfahren - nichts vernichten.

Die praktische Regel für beide Länder: Vor jeder Vernichtungsaktion einmal prüfen, ob für die betroffenen Jahre irgendetwas offen ist. Im Zweifel ein Jahr länger aufheben, das kostet einen Regalmeter oder ein paar Megabyte. Zu früh vernichten kostet mehr, dazu gleich.

Papier oder digital: die Frist ist dieselbe, der Platz nicht

Die gute Nachricht: Beide Länder erlauben, die gesamte Aufbewahrung digital zu führen. In Deutschland regeln das die GoBD mit dem ersetzenden Scannen - Papierbeleg fotografieren oder scannen, revisionssicher ablegen, Original vernichten, mit einer kurzen Ausnahmenliste wie notariellen Urkunden und bestimmten Zollpapieren. In Österreich deckt § 132 Abs. 2 BAO die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn die "vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe" bis zum Fristende jederzeit gewährleistet ist. Wie das praktisch geht, welche Anforderungen an Unveränderbarkeit gelten und warum der Foto-Ordner am Handy nicht reicht, steht ausführlich im Beitrag zum Belege fotografieren statt abtippen.

Wichtig ist die Umkehrung nach Fristablauf, die seit der DSGVO keine Kür mehr ist: Solange die Aufbewahrungspflicht läuft, ist sie die Rechtsgrundlage für das Speichern personenbezogener Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO), und ein Löschverlangen des Kunden läuft nach Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO ins Leere. Ist die Frist um und gibt es keinen anderen Grund fürs Behalten, kippt das Bild: Dann verlangt der Grundsatz der Speicherbegrenzung die Löschung. "Wir heben sicherheitshalber alles ewig auf" ist also keine konservative Strategie, sondern ein Datenschutzproblem. Die deutsche Verkürzung auf 8 Jahre bedeutet konkret, dass Löschkonzepte, die noch auf 10 Jahre eingestellt sind, anzupassen sind.

Was passiert, wenn Belege fehlen?

Der Ernstfall ist nicht die Strafe, sondern die Schätzung. In Deutschland gibt § 162 AO der Finanzbehörde das Recht, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen, wenn Bücher oder Aufzeichnungen nicht vorgelegt werden können. In Österreich steht dasselbe in § 184 Abs. 3 BAO, und zusätzlich entfällt nach § 163 BAO die Vermutung der ordnungsmäßigen Führung, die deine Buchhaltung sonst schützt. Geschätzt wird erfahrungsgemäß nicht zu deinen Gunsten, und du trägst die Beweislast, wenn du die Schätzung angreifen willst - mit genau den Belegen, die du nicht mehr hast.

Deshalb lohnt sich der umgekehrte Blick auf die Fristen: Sie sind nicht nur eine Lästigkeit, sondern auch deine Verteidigungslinie. Der Vorsteuerabzug aus einer Eingangsrechnung von 2019 ist nur so sicher wie deine Fähigkeit, diese Rechnung 2026 in einer Prüfung vorzulegen. Worauf du sie beim Eingang prüfen solltest, damit sie diesen Job später erfüllt, steht im Beitrag zum Prüfen von Eingangsrechnungen.

Die kurze Merkliste

• Deutschland: 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, 10 Jahre für Bücher und Abschlüsse, 6 Jahre für Geschäftsbriefe. Fristbeginn: Ende des Jahres, in dem der Beleg entstand bzw. der Abschluss aufgestellt wurde.
• Österreich: 7 Jahre für alles, 22 Jahre für Grundstücks-Unterlagen. Fristbeginn: Ende des Jahres, für das eingetragen wurde.
• Beide: Laufende oder angekündigte Verfahren stoppen den Schredder, egal was der Kalender sagt.
• Digital ersetzt Papier in beiden Ländern, wenn die Ablage unveränderbar und lesbar bleibt.
• Nach Fristablauf ist Löschen personenbezogener Daten die Pflicht, nicht das Aufheben.

Ein Sonderfall zum Schluss, weil er auch Privatleute trifft: Wer als Privatperson eine Handwerker- oder Bauleistung am eigenen Haus bezieht, muss die Rechnung dazu nach § 14b Abs. 1 UStG zwei Jahre aufbewahren - das steht üblicherweise als Hinweis auf der Rechnung selbst. Für dich als Aussteller heißt das nur: Der Hinweis gehört auf die Rechnung, die Frist ist das Problem des Kunden.