Wenn eine Rechnung überfällig wird, denken die meisten zuerst an die Mahnung und dann an den Anwalt. Der Anspruch, um den es eigentlich geht, entsteht dazwischen und ganz von selbst: Verzugszinsen und eine Pauschale von 40 Euro stehen dir kraft Gesetzes zu, ohne dass ihr das vereinbart haben müsst, und in beiden Ländern kannst du sie dir auch nicht wirksam wegverhandeln lassen. Was dagegen fast täglich schiefgeht, ist die Rechenmechanik danach: der falsche Zinssatz, eine Pauschale, die stillschweigend verrechnet wird, und eine Mahnung mit Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt dann tatsächlich schuldest.
Ab wann ist dein Kunde überhaupt in Verzug?
In Deutschland regelt das § 286 BGB. Der Normalfall ist die Mahnung nach Fälligkeit (Absatz 1). Sie entfällt, wenn für die Zahlung ein Datum nach dem Kalender bestimmt ist, wenn der Schuldner ernsthaft und endgültig verweigert oder wenn der sofortige Verzug aus besonderen Gründen gerechtfertigt ist (Absatz 2). Und es gibt eine Auffangregel, die du dir merken solltest: Nach Absatz 3 kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du auf diese Folge in der Rechnung besonders hingewiesen hast. Absatz 4 setzt die Grenze: Verzug tritt nicht ein, solange die Leistung aus einem Umstand unterbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat.
Österreich hat für Geschäfte zwischen Unternehmern einen eigenen Abschnitt im UGB. Nach § 455 UGB gilt er für Rechtsgeschäfte zwischen Unternehmern und zwischen einem Unternehmer und einer juristischen Person des öffentlichen Rechts. Innerhalb dieses Anwendungsbereichs braucht es für den gesetzlichen Zinssatz keine Mahnung, sondern nur die Verzögerung der Zahlung. Der Unterschied zu Deutschland liegt nicht im Datum, sondern in der Frage des Verschuldens, und die entscheidet gleich über die Höhe.
Wie hoch sind die Zinsen 2026 wirklich?
Beide Länder rechnen mit einem Basiszinssatz, der sich zweimal im Jahr ändert, und beide legen einen festen Aufschlag darauf.
In Deutschland beträgt der Verzugszinssatz nach § 288 Abs. 1 BGB fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, sind es für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz nach § 247 BGB liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 Prozent (Deutsche Bundesbank, Bekanntgabe zum 1. Juli 2026). Daraus werden 6,52 Prozent, wenn ein Verbraucher beteiligt ist, und 10,52 Prozent im reinen Geschäftsverkehr.
In Österreich sind es nach § 456 UGB 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wobei der Basiszinssatz maßgeblich ist, der am ersten Kalendertag des Halbjahres gilt. Er liegt bei 1,53 Prozent, der Verzugszinssatz für Unternehmergeschäfte damit bei 10,73 Prozent (WKO, Zahlungsverzug des Geschäftspartners). Der zweite Satz von § 456 UGB ist der wichtige: Soweit der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich ist, schuldet er nur die Zinsen nach § 1000 Abs. 1 ABGB, also 4 Prozent. Ein Kunde, der unverschuldet zu spät zahlt, kostet in Österreich also weniger als ein Viertel dessen, was ein säumiger Zahler kostet.
Was bringt die 40-Euro-Pauschale, und was nimmt sie dir?
Beide Länder kennen sie, und beide behandeln sie unterschiedlich.
In Deutschland hat der Gläubiger einer Entgeltforderung bei Verzug einen Anspruch auf 40 Euro, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist (§ 288 Abs. 5 Satz 1 BGB). Satz 3 desselben Absatzes enthält die Einschränkung, die in der Praxis oft übersehen wird: Die Pauschale ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist. Schaltest du also einen Anwalt ein und verlangst dessen Gebühr ersetzt, mindert sich diese Forderung um die 40 Euro. Ein echter Zusatzbetrag sind sie nur, solange du selbst mahnst.
In Österreich steht die Pauschale in § 458 UGB und ist anders gebaut: Bei der Verzögerung der Zahlung ist der Gläubiger berechtigt, als Entschädigung für etwaige Betreibungskosten einen Pauschalbetrag von 40 Euro zu fordern. Für darüber hinausgehende Betreibungskosten verweist die Norm auf § 1333 Abs. 2 ABGB, der die notwendigen Kosten zweckentsprechender außergerichtlicher Betreibungsmaßnahmen ersetzt, soweit sie in einem angemessenen Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen. Die WKO hält ausdrücklich fest, dass für die 40 Euro weder ein Nachweis noch ein Verschulden des Schuldners nötig ist. Damit steht der österreichische Betrag neben den weiteren Kosten, während der deutsche in ihnen aufgeht.
Warum auf die Mahnung keine Umsatzsteuer gehört
Das ist der Punkt, an dem aus einem Anspruch ein Verlust wird. Verzugszinsen und Mahnkosten sind kein Entgelt für eine Leistung, sondern echter Schadenersatz. Es fehlt der Leistungsaustausch: Du mahnst nicht für deinen Kunden, sondern gegen ihn.
Für Deutschland steht das im Umsatzsteuer-Anwendungserlass. Abschnitt 1.3 Abs. 6 UStAE hält fest, dass Mahngebühren oder Mahnkosten, die ein Unternehmer von säumigen Zahlern erhebt "und auf Grund seiner Geschäftsbedingungen oder anderer Unterlagen, zum Beispiel Mahnschreiben, als solche nachweist", kein Entgelt für eine besondere Leistung sind, und dass Verzugszinsen, Fälligkeitszinsen und Prozesszinsen als Schadensersatz zu behandeln sind. Der Nebensatz ist eine Arbeitsanweisung: Benenne den Betrag im Mahnschreiben ausdrücklich als Mahnkosten, sonst fehlt dir später der Nachweis. Für Österreich gilt dasselbe Ergebnis; die Grundlage dafür liefert der EuGH im Urteil vom 1. Juli 1982 in der Rechtssache 222/81, wonach Verzugszinsen nicht zur Bemessungsgrundlage gehören, weil sie neben der Hauptforderung stehen und auf eigenem Rechtsgrund beruhen.
Praktisch heißt das: Eine Mahnung ist keine Rechnung. Sie enthält keine Umsatzsteuerzeile, kein "zzgl. 19 Prozent" und keinen ausgewiesenen Steuerbetrag. Wer trotzdem eine Steuer ausweist, schuldet sie. In Deutschland nach § 14c Abs. 1 UStG, weil ein höherer Steuerbetrag ausgewiesen wurde, als geschuldet ist, in Österreich nach § 11 Abs. 12 UStG 1994, weil ein Steuerbetrag ausgewiesen wurde, der für den Umsatz nicht geschuldet wird. In beiden Ländern hilft nur eine Berichtigung des Dokuments gegenüber dem Empfänger.
Wie buchst du das?
Getrennt, und in keinem Fall gegen die offene Forderung.
Die Verzugszinsen sind ein Zinsertrag. In der Gewinn- und Verlustrechnung gehören sie zu den sonstigen Zinsen und ähnlichen Erträgen (§ 275 Abs. 2 Nr. 11 HGB, in Österreich § 231 Abs. 2 Z 15 UGB). Die 40-Euro-Pauschale und ersetzte Mahnkosten sind kein Zinsertrag, sondern ein sonstiger betrieblicher Ertrag, weil sie einen Aufwand ersetzen und nicht die Überlassung von Kapital vergüten. Beide Beträge werden ohne Umsatzsteuer gebucht.
Zwei Fehler kommen immer wieder vor. Der erste ist die Verrechnung: Wer die eingegangenen Zinsen einfach auf das Forderungskonto bucht, macht den Ertrag unsichtbar und die Offene-Posten-Liste falsch, weil die ursprüngliche Forderung dann scheinbar überzahlt ist. Der zweite ist der Zeitpunkt. In einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zählt der Zufluss, du buchst also erst bei Zahlungseingang. In der Bilanz entsteht der Ertrag dagegen bereits mit dem Anspruch, was am Jahresende eine Abgrenzung nötig machen kann, wenn der Verzug über den Bilanzstichtag läuft.
Kannst du die Ansprüche vertraglich ausschließen oder erhöhen?
Erhöhen ja, ausschließen praktisch nicht.
In Deutschland ist eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch auf Verzugszinsen bei einer Entgeltforderung ausschließt, nach § 288 Abs. 6 Satz 1 BGB unwirksam. Für Beschränkungen sowie für den Ausschluss der 40-Euro-Pauschale und des Ersatzes von Rechtsverfolgungskosten gilt dasselbe, wenn die Klausel im Hinblick auf die Belange des Gläubigers grob unbillig ist, und eine Vereinbarung über den Ausschluss der Pauschale ist ausdrücklich "im Zweifel als grob unbillig anzusehen". Nach oben bleibt Luft: Nach § 288 Abs. 3 BGB kannst du aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen, etwa aus einer vereinbarten Verzugszinsklausel.
Österreich formuliert es als Generalklausel. Nach § 459 Abs. 1 UGB ist eine Vertragsbestimmung über den Zahlungstermin, die Zahlungsfrist, den Verzugszinssatz oder die Entschädigung für Betreibungskosten nichtig, wenn sie für den Gläubiger grob nachteilig ist, und dasselbe gilt für eine entsprechende Geschäftspraktik. Absatz 2 nennt die Maßstäbe: die Abweichung von der Übung des redlichen Verkehrs, ein sachlicher Grund dafür und die Art der Vertragsleistung.
Für deine eigenen Zahlungsbedingungen heißt das zweierlei. Erstens musst du die Ansprüche nicht in die AGB schreiben, damit sie bestehen. Zweitens lohnt sich der Satz trotzdem, weil er den Kunden vorwarnt und in Deutschland gegenüber Verbrauchern nach § 286 Abs. 3 BGB sogar Voraussetzung dafür ist, dass die 30-Tage-Regel greift. Und wenn dir umgekehrt jemand seine Einkaufsbedingungen vorlegt, in denen Verzugszinsen ausgeschlossen oder auf 2 Prozent gedeckelt werden: Diese Klausel hält in beiden Ländern der Prüfung nicht stand.