Betriebliche Versicherungen absetzen: was der Betrieb trägt und was privat bleibt

Versicherungen sind der Posten, bei dem sich die meisten Selbstständigen am gründlichsten irren. Nicht weil die Regel kompliziert wäre, sondern weil sie an einer Stelle ansetzt, an der niemand sucht: Es zählt nicht, wer die Prämie zahlt, und auch nicht, ob der Vertrag auf die Firma läuft. Es zählt, welches Risiko abgesichert ist. Wer das einmal verstanden hat, sortiert seinen Versicherungsordner in zehn Minuten richtig. Und weil Österreich den privaten Rest seit 2021 gar nicht mehr abzieht, ist die Sortierung dort noch mehr wert als in Deutschland.

Was entscheidet, ob eine Versicherung betrieblich ist?

Das versicherte Risiko. Beide Rechtsordnungen prüfen dieselbe Frage: Wodurch ist die Ausgabe veranlasst?

In Deutschland sagt § 4 Abs. 4 EStG: "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." In Österreich steht derselbe Satz in § 4 Abs. 4 EStG 1988.

Für Versicherungen übersetzt sich das in eine einzige Prüffrage: Was passiert, wenn der Schaden eintritt - trifft er den Betrieb oder dich als Person?

• Brennt das Lager ab, trifft es den Betrieb. Betriebsausgabe.
• Wirst du berufsunfähig, trifft es dich. Privat, auch wenn ohne dich der Betrieb stillsteht.
• Beschädigt dein Mitarbeiter beim Kunden eine Maschine, trifft es den Betrieb. Betriebsausgabe.
• Brennt dein Wohnzimmer, trifft es dich. Privat, auch wenn die Rechnung vom Firmenkonto ging.

Der Zahlungsweg ist dabei irrelevant. Eine private Prämie vom Geschäftskonto ist eine Privatentnahme, keine Betriebsausgabe. Eine betriebliche Prämie vom Privatkonto ist trotzdem abziehbar, du musst sie nur erfassen. Das ist dieselbe Logik wie bei Telefon und Internet: nicht das Konto entscheidet, sondern die Veranlassung.

Welche Versicherungen sind typisch betrieblich?

Alles, was Betriebsvermögen, Betriebsablauf oder Haftung aus der beruflichen Tätigkeit absichert. Die üblichen Verdächtigen:

• Betriebs- und Berufshaftpflicht einschließlich Vermögensschadenhaftpflicht bei beratenden Berufen
• Inhalts-, Elektronik- und Maschinenversicherung für Betriebsausstattung, Waren und Geräte
• Betriebsunterbrechungsversicherung, die entgangene Erträge nach einem Sachschaden ersetzt
• Betriebliche Rechtsschutzversicherung für Forderungen, Verträge, Arbeitsrecht
• Transport- und Warentransportversicherung
• Cyberversicherung für Datenverlust, Betriebsunterbrechung nach Hackerangriff, Haftung gegenüber Kunden
• Kfz-Versicherung für Fahrzeuge im Betriebsvermögen
• Gebäude- und Feuerversicherung für betrieblich genutzte Immobilien

Ein Sonderfall mit klarer Antwort: Versicherungen für deine Mitarbeiter sind Betriebsausgaben, auch wenn das versicherte Risiko eine Person trifft. Der Grund liegt im Anlass, nämlich dem Arbeitsverhältnis. Die betriebliche Unfallversicherung für Angestellte, die freiwillige Gruppenunfallversicherung, Beiträge zur betrieblichen Altersvorsorge: Personalaufwand, sauber abziehbar. Beim Inhaber selbst gilt das genau nicht, weil er kein Arbeitsverhältnis mit sich selbst hat.

Was bleibt privat - und warum das in Österreich mehr kostet

Privat ist alles, was dich als Mensch absichert: Kranken-, Pflege-, Lebens-, private Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherung, Hausrat, private Haftpflicht, Rechtsschutz für private Angelegenheiten. Ab hier laufen Deutschland und Österreich auseinander, und der Unterschied ist größer, als die meisten denken.

Deutschland: Vorsorgeaufwendungen, meistens ohne Wirkung. Private Versicherungen sind nicht komplett verloren, sie wandern in die Sonderausgaben. § 10 Abs. 1 Nr. 3 EStG erfasst die Basisabsicherung in Kranken- und Pflegeversicherung, Nr. 3a die "sonstigen Vorsorgeaufwendungen", darunter ausdrücklich Beiträge zu Versicherungen gegen Arbeitslosigkeit, zu Erwerbs- und Berufsunfähigkeitsversicherungen sowie Unfall- und Haftpflichtversicherungen. Der Haken steht in § 10 Abs. 4: Der Höchstbetrag liegt bei 2.800 Euro im Kalenderjahr, bei Anspruch auf Beihilfe oder vollständige Kostenerstattung nur bei 1.900 Euro. Und dann kommt der Satz, der die Sache in der Praxis erledigt: "Übersteigen die Vorsorgeaufwendungen im Sinne des Absatzes 1 Nummer 3 die nach den Sätzen 1 bis 3 zu berücksichtigenden Vorsorgeaufwendungen, sind diese abzuziehen und ein Abzug von Vorsorgeaufwendungen im Sinne des Absatzes 1 Nummer 3a scheidet aus." Im Klartext: Wer als Selbstständiger seine Krankenversicherung selbst zahlt, hat den Höchstbetrag praktisch immer schon mit ihr ausgeschöpft. Die private Haftpflicht und die Berufsunfähigkeitsversicherung wirken sich dann steuerlich nicht mehr aus.

Österreich: seit 2021 gar nichts mehr. Hier ist die Lage eindeutiger und härter. § 18 Abs. 1 Z 2 EStG 1988 lässt Beiträge und Versicherungsprämien zu Personenversicherungen nur abziehen, "wenn der der Zahlung zugrundeliegende Vertrag vor dem 1. Jänner 2016 abgeschlossen worden ist" - und die Übergangsregel in § 18 Abs. 3 Z 2 hat diesen Restabzug mit dem Jahr 2020 auslaufen lassen. Freiwillige Kranken-, Unfall- und Lebensversicherungen sind damit seit der Veranlagung 2021 steuerlich wirkungslos, auch bei alten Verträgen.

Ein Hinweis zur Vorsicht, weil er in der Praxis für Verwirrung sorgt: Die Themenseite des österreichischen BMF zu Sonderausgaben führt Personenversicherungen in ihrer Aufzählung weiterhin auf. Der Gesetzestext ist an dieser Stelle die verlässlichere Quelle. Wenn du eine ältere Aufstellung oder eine Vorlage aus dem Netz benutzt, prüfe diesen Punkt gezielt nach.

Die praktische Folge dieser Divergenz: In Österreich ist die saubere betriebliche Zuordnung kein Optimierungsdetail, sondern der einzige Weg, wie eine Prämie überhaupt steuerlich wirkt.

Die Zwitter: Kfz, Rechtsschutz, Unfall

Drei Verträge lassen sich selten eindeutig zuordnen. Für sie gilt in beiden Ländern dasselbe Prinzip: aufteilen nach der tatsächlichen Veranlassung, und den Aufteilungsmaßstab dokumentieren.

Kfz-Versicherung. Sie folgt dem Fahrzeug. Gehört der Wagen zum Betriebsvermögen, ist die Prämie in voller Höhe Betriebsausgabe, und der Privatanteil wird gesondert über die Nutzungsentnahme erfasst. Ist der Wagen privat und du fährst betrieblich mit, steckt die Versicherung bereits im Kilometersatz und darf nicht zusätzlich abgezogen werden. Wie du zwischen beiden Wegen wählst, steht im Beitrag zu Kilometergeld oder Fahrtenbuch.

Rechtsschutzversicherung. Die meisten Policen sind Bausteinverträge: Verkehrs-, Privat-, Berufs- und Betriebsrechtsschutz stehen als eigene Positionen in der Police. Genau danach teilst du auf. Fordere die Prämienaufstellung nach Bausteinen an, dann ist die Aufteilung belegt statt geschätzt.

Unfallversicherung. Eine private Unfallversicherung deckt Unfälle rund um die Uhr ab, also überwiegend Freizeit. Sie bleibt privat. Nur eine Police, die ausdrücklich auf Berufsunfälle begrenzt ist, oder der auf das berufliche Risiko entfallende und in der Police ausgewiesene Prämienteil, ist betrieblich. Ohne separaten Ausweis in der Police ist eine Aufteilung schwer zu verteidigen.

Bei allen dreien gilt: Der Maßstab muss aus einem Dokument folgen, nicht aus einer Schätzung im Kopf. Eine Prämienaufstellung der Versicherung, die Bausteine benennt, ist der beste Beleg, den du bekommen kannst, und sie kostet einen Anruf.

Umsatzsteuer: warum es auf Prämien keine Vorsteuer gibt

Hier stolpern viele über eine Rechnung, auf der einfach keine Umsatzsteuer steht. Das ist kein Fehler der Versicherung. Versicherungsumsätze sind in beiden Ländern von der Umsatzsteuer befreit.

In Deutschland befreit § 4 Nr. 10 UStG ausdrücklich "die Leistungen auf Grund eines Versicherungsverhältnisses im Sinne des Versicherungsteuergesetzes" sowie "die Leistungen, die darin bestehen, dass anderen Personen Versicherungsschutz verschafft wird". In Österreich steht die Befreiung in § 6 Abs. 1 Z 9 lit. c UStG 1994 für "die Umsätze aus Versicherungsverhältnissen und aus Pensionskassengeschäften im Sinne des Pensionskassengesetzes, soweit für diese Umsätze ein Versicherungsentgelt im Sinne des § 3 des Versicherungssteuergesetzes 1953 gezahlt wird".

Daraus folgen drei Dinge für deine Buchhaltung:

• Kein Vorsteuerabzug. Wo keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist, gibt es nichts abzuziehen. Anders als bei fast allen anderen Eingangsrechnungen entfällt die Prüfung, die wir im Beitrag zu Eingangsrechnungen prüfen beschrieben haben.
• Statt Umsatzsteuer fällt Versicherungsteuer an. Beide Gesetzesstellen verweisen darauf. Diese Steuer ist Teil deiner Prämie und wird mit ihr zusammen als Betriebsausgabe abgezogen, nicht gesondert erstattet.
• Die Prämie ist brutto wie netto derselbe Betrag. Für die Buchung heißt das: voller Betrag als Aufwand, kein Steuerschlüssel, keine Aufteilung in Netto und Vorsteuer.

Ein Sonderfall bleibt die Versicherungsleistung selbst. Ersetzt dir die Versicherung nach einem Schaden den Wert eines Betriebsmittels, ist die Zahlung Betriebseinnahme und erhöht deinen Gewinn. Sie ist aber kein umsatzsteuerpflichtiger Umsatz, weil ihr keine Leistung von dir gegenübersteht. Wer das übersieht, hat am Jahresende einen Gewinnsprung, den er sich nicht erklären kann.

Der Praxis-Hebel: der Zehn-Minuten-Durchgang

Nimm dir deinen Versicherungsordner und gehe jeden Vertrag mit einer einzigen Frage durch: Wen trifft der Schaden, den diese Police abdeckt - den Betrieb oder mich? Drei Stapel reichen: betrieblich, privat, gemischt.

Für den betrieblichen Stapel richtest du einen Dauerbeleg pro Vertrag ein, damit die jährliche Prämie nicht jedes Mal neu recherchiert werden muss. Für den gemischten Stapel forderst du bei der Versicherung eine Prämienaufstellung nach Bausteinen an. Den privaten Stapel legst du zur Seite: In Deutschland gehört er in die Vorsorgeaufwendungen, wo er meistens ins Leere läuft, in Österreich seit 2021 nirgendwohin mehr.

Wer als Selbstständiger überlegt, ob eine private Absicherung sich durch die Steuer teilweise finanziert, sollte das nach der aktuellen Rechtslage rechnen und nicht nach einer Faustregel aus den Zehnerjahren. In Österreich ist die Antwort inzwischen schlicht nein.