Telefon und Internet: privat und betrieblich sauber aufteilen

Ein Handyvertrag, eine Internetleitung, vielleicht noch ein Festnetzanschluss: Diese Rechnungen kommen jeden Monat, sie sind niedrig genug, um nicht weiter aufzufallen, und sie werden trotzdem regelmäßig falsch gebucht. Der Grund ist immer derselbe. Du nutzt dieselbe Leitung für Kundengespräche und für Serienabende, und das Finanzamt akzeptiert keinen Beleg, bei dem beides zusammenfällt. Hier steht, wie du den betrieblichen Anteil in Deutschland und in Österreich ermittelst, was bei der Umsatzsteuer anders läuft als bei der Einkommensteuer, und wie du das Ganze mit möglichst wenig Aufwand nachweist.

Warum ist die Telefonrechnung kein normaler Beleg?

Weil sie ein gemischter Aufwand ist. In Deutschland ist der Ausgangspunkt der weite Betriebsausgabenbegriff des § 4 Abs. 4 EStG: "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." Veranlasst durch den Betrieb ist bei einem gemischt genutzten Anschluss aber eben nur ein Teil, und diesen Teil musst du bestimmen können.

In Österreich klingt die Ausgangslage zunächst strenger. § 20 Abs. 1 Z 2 lit. a EStG 1988 verbietet den Abzug von Aufwendungen für die Lebensführung, und daraus folgt das sogenannte Aufteilungsverbot: Was privat mitveranlasst ist, fällt im Zweifel ganz heraus. Für Telefon und Computer gilt aber ausdrücklich eine Ausnahme. Die WKO-Broschüre zu Betriebsausgaben (Stand Februar 2026) formuliert es so: "Kein Aufteilungsverbot besteht bei Aufwendungen, bei denen eine klar abgrenzbare betriebliche Veranlassung neben einer privaten Veranlassung gegeben ist. Beim Aufwand für ein auch betrieblich genutztes Kraftfahrzeug, ein Gebäude, für Computer, Drucker oder Telefon ist der Aufwand aufzuteilen und die private Nutzung herauszurechnen."

Beide Länder landen also beim selben Ergebnis: aufteilen statt streichen. Nur die Methode unterscheidet sich, und genau dort wird es konkret.

Deutschland: der Dreimonatsnachweis und die 20-Prozent-Regel

Die deutsche Verwaltung hat für Telekommunikationskosten eine ausformulierte Vereinfachung. Sie steht in R 9.1 Abs. 5 der Lohnsteuer-Richtlinien und nennt zwei Wege.

Der erste ist der Nachweis: "Weist der Arbeitnehmer den Anteil der beruflich veranlassten Aufwendungen an den Gesamtaufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nach, kann dieser berufliche Anteil für den gesamten VZ zugrunde gelegt werden." Du zeichnest also drei Monate lang auf, welcher Anteil betrieblich ist, und rechnest mit diesem Prozentsatz das ganze Jahr.

Der zweite ist die Pauschale: "Fallen erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, können aus Vereinfachungsgründen ohne Einzelnachweis bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, jedoch höchstens 20 Euro monatlich als Werbungskosten anerkannt werden." Ergänzend erlaubt Satz 5 der Richtlinie, den monatlichen Durchschnittsbetrag aus einem repräsentativen Dreimonatszeitraum für das ganze Jahr anzusetzen.

Zwei ehrliche Einschränkungen dazu. Erstens: Diese Richtlinie regelt Werbungskosten von Arbeitnehmern. Für deine Betriebsausgaben als Selbstständiger gibt es keine gesetzliche Pauschale, die 20-Euro-Grenze ist in der Praxis eine Orientierung und kein Anspruch. Zweitens: Genau deshalb ist der Dreimonatsnachweis für Selbstständige der belastbare Weg. Wer 60 Prozent betrieblich telefoniert, verschenkt mit der Pauschale den größten Teil des Abzugs, und wer 90 Prozent betrieblich nutzt, sollte diese 90 Prozent belegen können und nicht schätzen.

Österreich: Schätzung, aber mit strengem Maßstab

Österreich verzichtet auf eine feste Pauschale und arbeitet mit der Schätzung des betrieblichen Anteils. Wie streng die Finanzverwaltung dabei hinsieht, zeigt die WKO-Broschüre am Beispiel des Computers: Bei Geräten, die in der Wohnung stehen, sind "die betriebliche Notwendigkeit und das Ausmaß der betrieblichen Nutzung nachzuweisen bzw. glaubhaft zu machen. Eine Aufteilung in einen privaten und betrieblichen Anteil ist vorzunehmen und gegebenenfalls zu schätzen." Und weiter: "Aufgrund der Erfahrung kann man davon ausgehen, dass die Privatnutzung mind. 40 % beträgt."

Diese 40 Prozent sind ein Erfahrungssatz für Computer im Wohnungsverbund, keine gesetzliche Grenze und kein automatischer Wert für dein Handy. Die Botschaft dahinter gilt trotzdem für jedes Gerät und jeden Anschluss zu Hause: Ohne Aufzeichnung setzt die Behörde einen spürbaren Privatanteil an, und du trägst die Argumentationslast. Wer in Österreich einen höheren betrieblichen Anteil ansetzen will, braucht dieselbe Grundlage wie in Deutschland, nämlich eine nachvollziehbare Aufzeichnung über einen typischen Zeitraum.

Praktisch bewährt sich in beiden Ländern dieselbe Lösung: ein eigener Vertrag oder eine zweite SIM ausschließlich für den Betrieb. Dann ist die Aufteilung keine Schätzung mehr, sondern eine Rechnung, die zu hundert Prozent betrieblich ist.

Was gilt bei der Umsatzsteuer?

Hier trennen sich die Systeme, und der Unterschied ist wichtiger, als er aussieht.

Österreich kennt eine klare Einstiegshürde. § 12 Abs. 2 Z 1 lit. a UStG 1994 bestimmt, dass Lieferungen und sonstige Leistungen als für das Unternehmen ausgeführt gelten, "wenn sie für Zwecke des Unternehmens erfolgen und wenn sie zu mindestens 10 % unternehmerischen Zwecken dienen". Nach lit. b kannst du sie auch nur insoweit als unternehmerisch behandeln, als sie tatsächlich unternehmerischen Zwecken dienen, sofern die 10 Prozent erreicht sind. Diese Zuordnung ist dem Finanzamt bis zum Ablauf des Veranlagungszeitraums schriftlich mitzuteilen. Unter 10 Prozent betrieblicher Nutzung gibt es also gar keinen Vorsteuerabzug, und die Wahl der Zuordnung ist eine Formsache mit Frist.

Deutschland setzt die 10-Prozent-Grenze enger an. § 15 Abs. 1 Satz 2 UStG lautet: "Nicht als für das Unternehmen ausgeführt gilt die Lieferung, die Einfuhr oder der innergemeinschaftliche Erwerb eines Gegenstands, den der Unternehmer zu weniger als 10 Prozent für sein Unternehmen nutzt." Erfasst sind ausdrücklich nur Gegenstände, nicht sonstige Leistungen. Für das gekaufte Handy gilt die Hürde also, für den Mobilfunk- oder Internetvertrag nicht: Dort ziehst du die Vorsteuer schlicht anteilig in Höhe der unternehmerischen Nutzung, auch wenn dieser Anteil klein ist.

Für die laufende Buchhaltung heißt das: Gerätekauf und Vertrag getrennt betrachten. Beim Gerät entscheidet zusätzlich der Preis darüber, ob du es sofort abschreibst oder verteilst, siehe GWG oder AfA.

Und wenn Mitarbeitende ein Diensthandy bekommen?

Dann wird es einfacher, nicht komplizierter. In Deutschland ist die private Nutzung betrieblicher Geräte durch Arbeitnehmer steuerfrei gestellt. § 3 Nr. 45 EStG nennt "die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten sowie deren Zubehör, aus zur privaten Nutzung überlassenen System- und Anwendungsprogrammen, die der Arbeitgeber auch in seinem Betrieb einsetzt, und aus den im Zusammenhang mit diesen Zuwendungen erbrachten Dienstleistungen". Wichtig ist das Wort überlassen: Das Gerät bleibt Eigentum des Betriebs. Wird es verschenkt, greift die Befreiung nicht.

In Österreich gibt es keine wortgleiche Befreiung im EStG 1988. Die Verwaltungspraxis nach den Lohnsteuerrichtlinien behandelt eine bloß fallweise Privatnutzung eines Firmenhandys ebenfalls als sachbezugsfrei, während bei überwiegend privater Nutzung ein Sachbezug anzusetzen ist. Das ist Verwaltungspraxis und kein Gesetzestext, also die schwächere Grundlage von beiden. Wenn du in Österreich Diensthandys ausgibst, halte die betriebliche Nutzung in einer kurzen schriftlichen Nutzungsregel fest.

Ein Detail, das beide Länder teilen: Diese Erleichterungen gelten für Arbeitnehmer. Als Einzelunternehmer bist du dein eigener Betrieb und kein Arbeitnehmer, für dich bleibt es bei der Aufteilung.

Wie dokumentierst du das ohne täglichen Aufwand?

Vier Schritte reichen. Erstens: Wenn es geht, trenn die Verträge. Ein betrieblicher Anschluss auf den Firmennamen ist der einzige Fall, in dem die Diskussion komplett entfällt. Zweitens: Wo du gemischt nutzt, zeichne drei typische Monate auf, keinen Urlaubsmonat und keinen Ausnahmemonat. Bei Einzelverbindungsnachweisen genügt eine Auswertung, bei Flatrates schätzt du anhand von Arbeitstagen, Gerätenutzung oder Terminen und schreibst diese Herleitung einmal auf. Drittens: Setz den ermittelten Prozentsatz für das ganze Jahr an und buch den Privatanteil monatlich mit, statt ihn am Jahresende zu suchen. Viertens: Leg die Rechnungen digital und geordnet ab, damit die drei Monate später auch auffindbar sind, siehe Beleg fotografieren statt abtippen.

Und ein letzter Hinweis für alle, die von zu Hause arbeiten: Telefon und Internet sind eigenständige Betriebsausgaben und laufen nicht über die Regeln zum häuslichen Arbeitszimmer. Was dort gilt, steht im Beitrag zu Arbeitszimmer und Homeoffice. Dieselbe Aufteilungslogik wie hier findest du auch beim gemischt genutzten Auto, nachzulesen unter Kilometergeld oder Fahrtenbuch.