Dienstreisen abrechnen: Verpflegungsmehraufwand und Diäten

Auf einer Dienstreise isst du teurer als am Schreibtisch - das Frühstück im Hotel, das Mittagessen am Bahnhof, das Abendessen beim Kunden. Genau dafür gibt es in beiden Ländern Pauschalen, die du als Betriebsausgabe ansetzt, ohne einen einzigen Essensbeleg zu sammeln. In Deutschland heißt das Verpflegungsmehraufwand, in Österreich Taggeld oder schlicht Diäten. Die Sätze sind 2026 klar geregelt - aber beide Systeme haben eingebaute Stoppschilder, die viele erst bei der Prüfung kennenlernen. Hier ist die Abrechnung einmal komplett, mit Paragrafen.

Wie funktioniert das Prinzip?

Die Logik ist in beiden Ländern gleich: Für die Verpflegung unterwegs gibt es feste Pauschalen nach Abwesenheitsdauer, tatsächliche Essenskosten spielen keine Rolle - mehr als die Pauschale geht nicht, Belege braucht es dafür keine. Was du belegen musst, ist die Reise selbst: wann los, wann zurück, wohin, zu welchem Zweck. Eine einfache Reiseaufstellung im Kalender oder in der Buchhaltungs-App reicht, sie muss nur vollständig sein.

Für Selbstständige ist das ausdrücklich geregelt: In Deutschland verweist § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG für den Betriebsausgabenabzug direkt auf die Arbeitnehmer-Pauschalen des § 9 Abs. 4a EStG. In Österreich erkennt § 4 Abs. 5 EStG 1988 Mehraufwendungen für Verpflegung und Unterkunft "ohne Nachweis ihrer Höhe" bis zu den Sätzen des § 26 Z 4 an.

Deutschland: 28 und 14 Euro - und nach drei Monaten ist Schluss

Die Sätze stehen in § 9 Abs. 4a Satz 3 EStG und sind 2026 unverändert: 28 Euro für jeden Tag mit 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro für An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise sowie für Tagesreisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Falls du im Netz noch 32 und 16 Euro findest: Diese Erhöhung stand im Entwurf des Wachstumschancengesetzes, wurde im Vermittlungsausschuss 2024 gestrichen und kam nie in Kraft.

Zwei Regeln entscheiden über mehr Geld als die Sätze selbst. Erstens die Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6): Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Pauschale nur für die ersten drei Monate. Erst eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen startet die Frist neu (Satz 7) - der Grund der Unterbrechung ist egal. Wer also monatelang beim selben Kunden vor Ort arbeitet, verliert die Pauschale ab Monat vier.

Zweitens die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (§ 9 Abs. 4a Satz 8): Zahlt jemand anderes dein Essen - das Hotelfrühstück im Zimmerpreis, das Mittagessen beim Seminar - wird die Pauschale gekürzt: um 20 Prozent der 28-Euro-Pauschale fürs Frühstück (5,60 Euro), um je 40 Prozent für Mittag- und Abendessen (11,20 Euro). Zahlst du einen Teil selbst dazu, mindert das die Kürzung. Tiefer als auf null geht es nie.

Österreich: 30 Euro Taggeld - die alten 26,40 sind Geschichte

Seit 1.1.2025 beträgt das Taggeld für Inlandsdienstreisen bis zu 30 Euro pro Tag (§ 26 Z 4 lit. b EStG 1988, erhöht durch das Progressionsabgeltungsgesetz 2025, BGBl. I Nr. 144/2024) - das gilt unverändert auch 2026. Der alte Satz von 26,40 Euro hielt sich 20 Jahre lang und steht deshalb noch in erstaunlich vielen Vorlagen und Blogartikeln. Die Mechanik: Dauert die Dienstreise mehr als drei Stunden, darfst du für jede angefangene Stunde ein Zwölftel ansetzen - also 2,50 Euro pro Stunde. Das volle Taggeld steht für 24 Stunden zu.

Dazu kommt das Nächtigungsgeld: Ohne Beleg kannst du pauschal 17 Euro pro Nächtigung ansetzen - inklusive Frühstück (§ 26 Z 4 lit. c, erhöht von 15 Euro durch dasselbe Gesetz). Kostet das Hotel mehr, setzt du stattdessen die tatsächlichen Kosten mit Beleg an. Wichtig für Deutschland zum Vergleich: Dort gibt es für Selbstständige keine Übernachtungspauschale - abziehbar sind nur die tatsächlichen Hotelkosten mit Beleg (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG; die Pauschbeträge im BMF-Schreiben gelten ausdrücklich nur für steuerfreie Arbeitgeber-Erstattungen).

Gekürzt wird auch in Österreich: Bekommst du ein Mittag- oder Abendessen bezahlt, reduziert sich das Taggeld laut Verwaltungspraxis um 15 Euro je Essen (WKO, Stand 1.1.2026) - bei zwei bezahlten Essen bleibt vom Inlands-Taggeld nichts übrig.

Wo sind die Stoppschilder in Österreich?

Das österreichische Gegenstück zur deutschen Dreimonatsfrist heißt Mittelpunkt der Tätigkeit und ist strenger getaktet. Nach der Verwaltungspraxis der Lohnsteuerrichtlinien gilt: Bist du am selben Ort durchgehend oder regelmäßig wiederkehrend tätig, gibt es Diäten nur für eine Anfangsphase von 5 Tagen. Bei unregelmäßig wiederkehrenden Einsätzen sind es 15 Tage pro Kalenderjahr. Danach unterstellt der Fiskus, dass du die günstigen Essensmöglichkeiten vor Ort kennst - der Ort ist ein neuer Tätigkeitsmittelpunkt, das Taggeld entfällt. Die 5-Tage-Frist beginnt erst neu, wenn du mindestens vier Monate nicht an diesem Ort im Einsatz warst.

Praktisch heißt das: Der Wiener Berater, der jeden Dienstag zum selben Grazer Kunden fährt, hat nach kurzer Zeit keine Diäten mehr - die Fahrtkosten bleiben aber selbstverständlich absetzbar, wie im Beitrag zum Kilometergeld beschrieben.

Was gilt im Ausland?

Deutschland veröffentlicht jährlich länderspezifische Sätze: Für 2026 gilt das BMF-Schreiben vom 5.12.2025. Beispiele (24 Stunden / An-Abreisetag bzw. mehr als 8 Stunden): Österreich 50 / 33 Euro, Schweiz 70 / 47 Euro, USA 59 / 40 Euro, New York City 66 / 44 Euro. Die dort ebenfalls gelisteten Übernachtungspauschalen sind für deinen Betriebsausgabenabzug tabu - es zählen die echten Hotelrechnungen.

Österreich knüpft an die Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten in der höchsten Stufe an (§ 26 Z 4 lit. d und e EStG 1988). Beispiele laut WKO (Stand 1.1.2026, Taggeld / Nächtigungsgeld): Deutschland 35,30 / 27,90 Euro, Schweiz 36,80 / 32,70 Euro, USA 52,30 / 42,90 Euro, New York und Washington 65,40 / 51,00 Euro. Auch hier gilt die Zwölftel-Logik, und bezahlte Geschäftsessen kürzen den Satz.

So rechnest du sauber ab

Drei Gewohnheiten machen die Reisekostenabrechnung prüfungsfest. Erstens: Führ eine laufende Reiseliste mit Datum, Abfahrts- und Rückkehrzeit, Ziel und Zweck - ohne diese Zeiten kann niemand die Pauschalen berechnen, und nachträglich rekonstruierte Listen wirken in der Prüfung so überzeugend wie ein nachgeschriebenes Fahrtenbuch. Zweitens: Trenne die Töpfe. Diäten decken dein eigenes Essen; lädst du Kunden ein, ist das eine Bewirtung mit eigenen Regeln und Belegpflicht - wie das geht, steht im Beitrag zu den Bewirtungskosten. Drittens: Hotelrechnungen immer aufheben - in Deutschland sind sie ohnehin der einzige Weg zum Abzug, in Österreich schlagen sie die 17-Euro-Pauschale, sobald das Zimmer mehr kostet. Am einfachsten wandern sie sofort vom Smartphone in die Buchhaltung, wie im Beitrag zum Beleg fotografieren gezeigt.

Die Pauschalen sind eine der wenigen Stellen im Steuerrecht, an denen du Geld ohne Belegsammeln bekommst - vorausgesetzt, die Reisezeiten stimmen und du kennst die Stoppschilder. Wer die Dreimonatsfrist und die 5/15-Tage-Regel einmal verinnerlicht hat, rechnet Dienstreisen in Minuten ab statt in Stunden.