Kleinbetragsrechnungen: zwei Grenzen und ein Stichtag zum Jahreswechsel

Der Bon vom Baumarkt, die Tankquittung, die Rechnung vom Mittagessen mit dem Kunden: kleine Beträge, große Unsicherheit. Reicht dieser Zettel als Rechnung, oder fehlt etwas? Beide Länder sagen unterhalb einer Grenze: Er reicht. Nur liegt diese Grenze in Österreich um 150 Euro höher als in Deutschland, und die Liste der Pflichtangaben ist nicht dieselbe. Dazu kommt ein Datum, das die deutsche Regel im Januar aufwertet: Am 31. Dezember 2026 läuft die allgemeine Übergangsfrist für die E-Rechnung aus, und die Kleinbetragsrechnung bleibt eine der wenigen Ausnahmen, die danach noch stehen.

Bis wohin gilt die Vereinfachung?

	Deutschland	Österreich
Rechtsgrundlage	§ 33 UStDV	§ 11 Abs. 6 UStG 1994
Grenze	250 Euro Gesamtbetrag	400 Euro Gesamtbetrag
Seit	1. Jänner 2017	1. März 2014
Bezugsgröße	brutto, also inklusive Umsatzsteuer	brutto, also inklusive Umsatzsteuer
Zweite Tür	keine	Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 unabhängig vom Betrag

Die zweite Tür ist der Teil, den die meisten Übersichten weglassen. Der österreichische Gesetzestext beginnt so: "Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt oder die von einem Unternehmer ausgestellt werden, der die Steuerbefreiung in § 6 Abs. 1 Z 27 in Anspruch nimmt, genügen neben dem Ausstellungsdatum folgende Angaben". Ein österreichischer Kleinunternehmer darf die vereinfachte Form also auch bei 3.000 Euro verwenden. In Deutschland gibt es diese Parallele in § 33 UStDV nicht, dort hat der Kleinunternehmer mit § 34a UStDV eine eigene, anders gebaute Vorschrift.

Beide Grenzen sind harte Kanten. Ein Cent darüber, und es gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG beziehungsweise § 11 Abs. 1 UStG 1994. Das ist der häufigste Fehler in der Praxis: die Rechnung wird netto unter der Grenze gerechnet, obwohl beide Gesetze auf den Gesamtbetrag samt Steuer abstellen. Bei 20 Prozent österreichischer Umsatzsteuer ist die 400-Euro-Grenze schon bei 333,33 Euro netto erreicht, bei 19 Prozent deutscher Steuer die 250-Euro-Grenze bei 210,08 Euro netto.

Welche Angaben reichen - und die eine, die Österreich zusätzlich will

Deutschland verlangt nach § 33 UStDV vier Angaben: den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung, sowie "das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe sowie den anzuwendenden Steuersatz oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt".

Österreich verlangt neben dem Ausstellungsdatum fünf Angaben: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers, Menge und handelsübliche Bezeichnung beziehungsweise Art und Umfang der Leistung, den Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder den Zeitraum, das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe, und den Steuersatz.

Angabe	Deutschland	Österreich
Name und Anschrift des Ausstellers	ja	ja
Ausstellungsdatum	ja	ja
Menge und Art der Leistung	ja	ja
Entgelt und Steuer in einer Summe	ja	ja
Steuersatz	ja, oder Hinweis auf Steuerbefreiung	ja
Leistungsdatum oder Leistungszeitraum	nein	ja
Name und Anschrift des Empfängers	nein	nein
Steuernummer oder UID des Ausstellers	nein	nein
Fortlaufende Rechnungsnummer	nein	nein
Getrennter Ausweis von Netto und Steuer	nein	nein

Das Leistungsdatum ist der Unterschied, der in der Praxis auffällt. Ein deutsches Kassensystem, das den Bon ohne Leistungsdatum druckt, erfüllt § 33 UStDV. Derselbe Bon reicht in Österreich nicht, weil § 11 Abs. 6 Z 3 den Tag der Lieferung ausdrücklich verlangt. Bei einem Barverkauf über den Ladentisch fallen Ausstellungsdatum und Leistungsdatum zwar zusammen, und das genügt üblicherweise; sobald aber später abgerechnet wird, braucht der österreichische Beleg beide Daten.

Wo die Vereinfachung nicht gilt

Beide Gesetze schließen dieselben Fälle aus, nur mit unterschiedlichen Worten. Deutschland stellt es an das Ende von § 33 UStDV: "Die Sätze 1 und 2 gelten nicht für Rechnungen über Leistungen im Sinne der §§ 3c, 6a und 13b des Gesetzes." Das sind der innergemeinschaftliche Fernverkauf, die innergemeinschaftliche Lieferung und die Umkehr der Steuerschuldnerschaft.

Österreich formuliert es in § 11 Abs. 6 so: "Besteht nach Abs. 1 eine Verpflichtung zur Rechnungsausstellung für im übrigen Gemeinschaftsgebiet ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen, ist eine vereinfachte Rechnungsausstellung ausgeschlossen. Das gilt auch in den Fällen des § 19 Abs. 1 zweiter Satz und des § 19 Abs. 1c, wenn sich die Rechnungsausstellung nach den Vorschriften dieses Bundesgesetzes richtet."

Die Merkregel ist in beiden Ländern dieselbe: Sobald der Umsatz eine Grenze überschreitet oder die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht, ist die Vereinfachung weg - unabhängig davon, wie klein der Betrag ist. Eine Reverse-Charge-Rechnung über 80 Euro braucht die vollen Angaben inklusive UID beider Seiten und dem Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld. Wie dieser Übergang funktioniert, steht in unserem Beitrag zum Reverse-Charge-Verfahren.

Der deutsche Stichtag: 31. Dezember 2026

In Deutschland gilt seit dem 1. Jänner 2025 die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Geschäft, abgefedert durch Übergangsfristen. § 27 Abs. 38 UStG staffelt sie: Nach Nr. 1 darf eine Rechnung noch "bis zum 31. Dezember 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers in einem elektronischen Format" übermittelt werden, das der Norm nicht entspricht. Nach Nr. 2 verlängert sich das um ein Jahr, aber nur für Aussteller, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat.

Für alle größeren Unternehmen endet die Papierfreiheit damit in gut vier Monaten. Und hier wird die Kleinbetragsrechnung interessant: Rechnungen nach § 33 UStDV und Fahrausweise nach § 34 UStDV dürfen unabhängig von den Übergangsregelungen weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden, also als Papierbon oder PDF. Ab dem 1. Jänner 2027 ist die 250-Euro-Linie für viele Betriebe damit die wichtigste verbliebene Ausnahme von der strukturierten Rechnung. Für Kleinunternehmer kommt § 34a UStDV dazu, der ihre Rechnungen ebenfalls von der Pflicht ausnimmt. Den Fahrplan im Detail haben wir in E-Rechnungspflicht in Deutschland aufgeschrieben.

In Österreich stellt sich diese Frage bisher nicht. Eine allgemeine B2B-Pflicht zur strukturierten Rechnung gibt es nicht; verpflichtend ist die E-Rechnung nur gegenüber dem Bund, und das seit dem 1. Jänner 2014. Das EU-Paket ViDA bringt ab 1. Juli 2030 eine Meldepflicht für grenzüberschreitende innergemeinschaftliche Umsätze, den rein inländischen Verkehr überlässt es den Mitgliedstaaten. Wer in beiden Ländern fakturiert, arbeitet also bis auf Weiteres mit zwei verschiedenen Rechnungswelten.

Was der Empfänger davon hat, und die österreichische Beleg-Falle

Die Kleinbetragsrechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger muss die Steuer allerdings selbst aus dem Bruttobetrag herausrechnen, weil sie in einer Summe angegeben ist: bei 20 Prozent sind das 16,67 Prozent des Bruttobetrags, bei 19 Prozent 15,97 Prozent, bei 10 Prozent 9,09 Prozent. Fehlt der Steuersatz auf dem Beleg, fehlt die Rechengrundlage - und damit die Rechnungseigenschaft.

Genau hier liegt in Österreich eine Falle, die mit der Registrierkasse zu tun hat. Die Belegerteilungspflicht nach § 132a BAO verlangt für den Barbeleg fünf Angaben: eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, eine fortlaufende Nummer, den Tag der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, und den Betrag der Barzahlung. Der Steuersatz steht nicht darauf. Ein Beleg, der § 132a BAO sauber erfüllt, ist deshalb nicht automatisch eine Kleinbetragsrechnung nach § 11 Abs. 6 UStG 1994. Die meisten Kassensysteme drucken den Steuersatz ohnehin mit, aber prüfen lohnt sich: Ohne ihn ist der Bon ein Zahlungsnachweis und kein Vorsteuerbeleg.

Die Kurzfassung für den Alltag

• Prüfe brutto, nicht netto. 250 Euro Deutschland, 400 Euro Österreich, jeweils inklusive Steuer. Ein Cent darüber bedeutet die volle Rechnung.
• Der Steuersatz ist die kritische Angabe. Ohne ihn ist der Beleg kein Vorsteuerbeleg, weder in Deutschland noch in Österreich.
• Für Österreich zusätzlich das Leistungsdatum. § 11 Abs. 6 Z 3 verlangt den Tag der Lieferung oder den Leistungszeitraum, § 33 UStDV nicht.
• Grenzüberschreitend und Reverse Charge: Vereinfachung gestrichen. Unabhängig vom Betrag.
• Deutscher Stichtag im Kalender. Ab 1. Jänner 2027 ist die Kleinbetragsrechnung für Unternehmen über 800.000 Euro Vorjahresumsatz die wichtigste verbliebene Papier-Ausnahme.