Beide Länder haben das gleiche Problem gelöst und dabei an zwei völlig verschiedenen Stellen angesetzt. Österreich regelt, ob du ein Gerät brauchst: Über zwei Umsatzgrenzen wird die Registrierkasse zur Pflicht. Deutschland regelt, was das Gerät können muss, wenn du eines benutzt, und stellt es dir ansonsten frei, weiter mit einer offenen Ladenkasse zu arbeiten.
Wer in beiden Ländern verkauft, kommt mit einer der beiden Denkweisen nicht durch. Und wer nur in einem verkauft, unterschätzt regelmäßig genau die Vorschrift, die im Nachbarland nicht existiert.
Wer braucht in Österreich eine Registrierkasse?
Die Pflicht steht in § 131b Abs. 1 BAO. Betriebe haben alle Bareinnahmen zum Zweck der Losungsermittlung mit einer elektronischen Registrierkasse, einem Kassensystem oder einem sonstigen elektronischen Aufzeichnungssystem einzeln zu erfassen. Die Pflicht greift ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro je Betrieb, sofern die Barumsätze dieses Betriebes 7.500 Euro im Jahr überschreiten. Beide Grenzen müssen überschritten sein, nicht nur eine.
Der Haken steckt in Ziffer 3 derselben Bestimmung. Als Barumsatz gilt nicht nur Bargeld. Zahlungen mit Bankomat- oder Kreditkarte zählen dazu, ebenso andere vergleichbare elektronische Zahlungsformen, Barschecks und selbst ausgegebene Gutscheine, Bons und Geschenkmünzen, die der Unternehmer an Geldes statt annimmt. Ein Betrieb, der nach eigener Wahrnehmung "kein Bargeld nimmt", kann die 7.500-Euro-Grenze also allein mit Kartenzahlungen reißen.
Ab wann genau gilt die Pflicht?
Nicht sofort. § 131b Abs. 3 BAO gibt eine Anlaufzeit: Die Verpflichtung besteht mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen erstmals überschritten wurden.
Die Pflicht kann auch wieder wegfallen. Werden die Umsatzgrenzen in einem Folgejahr nicht überschritten und ist aufgrund besonderer Umstände absehbar, dass sie auch künftig nicht überschritten werden, endet sie mit Beginn des nächstfolgenden Kalenderjahres. Ein einmaliges Ausreißerjahr bindet dich also nicht dauerhaft an das Gerät.
Und wer braucht in Deutschland eine?
Niemand. Das ist der Unterschied, der die meisten überrascht. § 146a AO beginnt mit den Worten "Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle ... mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst". Die Vorschrift richtet sich also an den, der ein solches System benutzt. Eine Pflicht, eines anzuschaffen, steht dort nicht, und die offene Ladenkasse bleibt zulässig.
Wer aber eines benutzt, ist sofort in einem strengeren Regime als in Österreich. Das System und die digitalen Aufzeichnungen sind durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung zu schützen, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen muss. Eine Umsatzgrenze gibt es dafür nicht. Der Kiosk mit 20.000 Euro Jahresumsatz braucht dieselbe TSE wie die Filialkette.
Welche Geräte gemeint sind, steht in § 1 KassenSichV: elektronische oder computergestützte Kassensysteme und Registrierkassen. Ausdrücklich nicht darunter fallen:
| Nicht erfasst nach § 1 Abs. 1 KassenSichV | Erfasst nach § 1 Abs. 2 |
|---|---|
| Fahrscheinautomaten und Fahrscheindrucker | EU-Taxameter |
| Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung | Wegstreckenzähler |
| Ladepunkte für Elektro- oder Hybridfahrzeuge | app-basierte Systeme, die deren Funktion übernehmen |
| elektronische Buchhaltungsprogramme | |
| Waren- und Dienstleistungsautomaten | |
| Geldautomaten sowie Geld- und Warenspielgeräte |
Was passiert nach dem Kauf des Geräts?
Hier laufen die beiden Systeme endgültig auseinander. Österreich verlangt eine Kette von Belegen, die die Kasse selbst erzeugt. Deutschland verlangt stattdessen eine Meldung an die Verwaltung.
Dazu kommt in Österreich eine eigene Anmeldung. Nach § 16 Abs. 1 der Registrierkassensicherheitsverordnung meldet der Unternehmer seine Signatur- oder Siegelerstellungseinheiten und die Registrierkassen über FinanzOnline, mit Seriennummer des Zertifikats, Art der Erstellungseinheit und den Kassenidentifikationsnummern. Wird die Sicherheitseinrichtung in Betrieb genommen, muss die Registrierung spätestens binnen einer Woche erfolgen.
In Deutschland gibt es diese Belegkette nicht, dafür eine eigene Meldepflicht. Nach § 146a Abs. 4 AO musst du dem Finanzamt acht Angaben übermitteln: Name, Steuernummer, Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, Art und Anzahl der verwendeten Systeme, Seriennummer, Datum der Anschaffung und Datum der Außerbetriebnahme. Die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten. Das ist die Frist, die im Alltag am häufigsten reißt, weil sie an einen Kaufvorgang hängt und nicht an einen Steuertermin.
Was muss auf den Beleg?
Beide Länder kennen eine Belegpflicht, aber sie verlangen Unterschiedliches und sie verpflichten unterschiedliche Personen.
In Österreich verlangt § 132a Abs. 3 BAO fünf Angaben: eine eindeutige Bezeichnung des Unternehmers, eine fortlaufende Nummer, den Tag der Belegausstellung, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Art und Umfang der Leistung, und den Betrag der Barzahlung. Und Absatz 5 nimmt den Kunden in die Pflicht: Er hat den Beleg entgegenzunehmen und bis außerhalb der Geschäftsräumlichkeiten mitzunehmen.
In Deutschland zählt § 6 KassenSichV sieben Punkte auf, darunter drei, die es in der österreichischen Liste gar nicht gibt: die Transaktionsnummer, die Seriennummer des Kassensystems und der Sicherheitseinrichtung, sowie den Prüfwert und den fortlaufenden Signaturzähler. Diese Angaben müssen entweder für jedermann ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein, aus einem QR-Code auslesbar sein oder in einer E-Rechnung stehen. Den Kunden trifft dabei keine Pflicht: § 146a Abs. 2 AO verpflichtet nur den Unternehmer zur Ausgabe, und bei Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen sogar davon befreien.
Was heißt das praktisch?
Drei Punkte, die den Unterschied im Alltag ausmachen.
Wenn du in Österreich verkaufst, rechne die Kartenzahlungen mit. Die 7.500-Euro-Grenze ist keine Bargeldgrenze. Wer den eigenen Kartenumsatz aus der Rechnung heraushält, hält die Grenze für weiter entfernt, als sie ist.
Wenn du in Deutschland ein Kassensystem kaufst, setz dir denselben Tag als Erinnerung. Die Monatsfrist des § 146a Abs. 4 AO läuft ab Anschaffung, nicht ab Inbetriebnahme, und sie gilt genauso für die Außerbetriebnahme des alten Geräts. Ein Gerätetausch löst also zwei Meldungen aus.
Wenn du in beiden Ländern verkaufst, plan das Gerät nach dem strengeren Recht. Eine Kasse, die die österreichische Signaturkette und die deutsche TSE beherrscht, ist teurer als eine, die nur eines von beidem kann. Zwei getrennte Systeme sind es in der Anschaffung meist auch, nur merkst du es später.