Fortbildung absetzen: was das Finanzamt anerkennt - und was nicht

Ein Fachseminar, ein Onlinekurs, eine Zertifizierung, ein berufsbegleitendes Studium: Weiterbildung ist für Selbstständige selten Luxus und meistens Voraussetzung, um im Geschäft zu bleiben. Steuerlich ist sie in Deutschland und Österreich grundsätzlich abziehbar - aber beide Länder ziehen eine harte Grenze zwischen der Fortbildung im bestehenden Beruf und der Ausbildung für einen neuen. Und diese Grenze entscheidet über den vollen Abzug, einen gedeckelten Rest oder gar nichts. Hier sind beide Systeme mit Paragrafen, Urteilen und den Stellen, an denen es in der Praxis schiefgeht.

Deutschland: Fortbildung ja, erste Ausbildung nein

Der Ausgangspunkt ist der weite Betriebsausgabenbegriff des § 4 Abs. 4 EStG: "Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind." Ein Kurs, der deine bestehende Tätigkeit verbessert, erweitert oder auf dem Stand hält, ist damit voll abziehbar - ohne Höchstbetrag, ohne Pauschale, in dem Jahr, in dem du zahlst.

Die Ausnahme steht in § 4 Abs. 9 EStG, und sie ist streng: "Aufwendungen des Steuerpflichtigen für seine Berufsausbildung oder für sein Studium sind nur dann Betriebsausgaben, wenn der Steuerpflichtige zuvor bereits eine Erstausbildung (Berufsausbildung oder Studium) abgeschlossen hat." Wer also seine erste Ausbildung oder sein Erststudium finanziert, hat keine Betriebsausgaben, sondern nur Sonderausgaben nach § 10 Abs. 1 Nr. 7 EStG: "Aufwendungen für die eigene Berufsausbildung bis zu 6 000 Euro im Kalenderjahr". Dazu gehören ausdrücklich auch Aufwendungen für eine auswärtige Unterbringung.

Der Unterschied ist größer, als die Zahl aussieht. Betriebsausgaben mindern den Gewinn und können als Verlust in andere Jahre vorgetragen werden - Sonderausgaben verfallen, wenn im selben Jahr keine ausreichenden Einkünfte da sind. Genau deshalb haben mehrere Piloten die Regelung bis vor das Bundesverfassungsgericht gebracht und verloren: Mit Beschluss vom 19. November 2019 (2 BvL 22/14 u. a.) erklärte das Gericht die Behandlung von Erstausbildungskosten für verfassungsgemäß, weil der Gesetzgeber die erste Ausbildung als privat mitveranlasst einordnen und den Sonderausgaben zuweisen darf. Die Grenze bleibt also. Ab der zweiten Ausbildung, beim Masterstudium nach dem Bachelor oder bei jeder Fortbildung im laufenden Betrieb gilt wieder der volle Abzug.

Welche Kosten gehören dazu?

Nicht nur die Rechnung des Veranstalters. Abziehbar sind Kursgebühren, Prüfungs- und Zertifizierungsgebühren, Fachliteratur, Lernsoftware, Arbeitsmittel und die Reisekosten zur Veranstaltung. Für die Fahrt gelten die normalen Regeln, also Kilometergeld oder Fahrtenbuch wie im Beitrag zum privaten Auto im Betrieb beschrieben; für mehrtägige Seminare kommen Verpflegungspauschalen und Nächtigungskosten dazu, die im Beitrag zu Dienstreisen und Diäten mit den aktuellen Beträgen für beide Länder stehen.

Ein Punkt, der oft übersehen wird: Ein Laptop oder ein Tablet, das du für die Weiterbildung kaufst, ist kein Fortbildungsaufwand, sondern ein Wirtschaftsgut - und wird je nach Preis sofort abgeschrieben oder verteilt, siehe GWG oder AfA. Und der Nachweis: Programm, Teilnahmebestätigung und Zahlungsbeleg gehören zusammen abgelegt, weil das Finanzamt bei Weiterbildung regelmäßig den beruflichen Zusammenhang prüft und nicht die Rechnung. Wie du solche Belege sauber digital erfasst, steht im Beitrag zum Beleg fotografieren.

Die Umsatzsteuer-Falle: Kurs ohne Umsatzsteuer, also keine Vorsteuer

Viele Weiterbildungsanbieter stellen ohne Umsatzsteuer aus. In Deutschland steht die Befreiung in § 4 Nr. 21 UStG, der sowohl den Schul- und Hochschulunterricht als auch Leistungen der "Ausbildung, Fortbildung oder beruflichen Umschulung" erfasst. In Österreich regelt § 6 Abs. 1 Z 11 UStG 1994 dasselbe für "die Umsätze von privaten Schulen und anderen allgemeinbildenden oder berufsbildenden Einrichtungen", sofern eine den öffentlichen Schulen vergleichbare Zielsetzung nachgewiesen werden kann, sowie für Privatlehrer an solchen Schulen.

Praktisch heißt das: Bei einem Universitätslehrgang, einer Fachhochschule oder einem anerkannten Bildungsinstitut steht auf der Rechnung meist keine Umsatzsteuer, und du hast folglich keine Vorsteuer zu ziehen - der Bruttobetrag ist dein Aufwand. Bei einem gewerblichen Seminaranbieter oder einem Coach ohne Bildungseinrichtungs-Status ist die Leistung dagegen regulär steuerpflichtig, und die Vorsteuer ist bei Regelbesteuerung abziehbar. Für die Budgetplanung ist das ein Unterschied von bis zu 20 Prozent, je nach Land und Satz. Prüf die Rechnung also, bevor du kalkulierst - und rechne bei steuerfreien Anbietern nicht mit einer Erstattung, die es nicht gibt.

Österreich: Fortbildung, Ausbildung, Umschulung - drei Begriffe, drei Ergebnisse

Österreich regelt das Thema kompakter und trennt sauber. Nach § 4 Abs. 4 Z 7 EStG 1988 sind Betriebsausgaben "Aufwendungen für Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Zusammenhang mit der vom Steuerpflichtigen ausgeübten oder einer damit verwandten beruflichen Tätigkeit und Aufwendungen für umfassende Umschulungsmaßnahmen, die auf eine tatsächliche Ausübung eines anderen Berufes abzielen."

Aus diesem einen Satz folgen drei Ergebnisse. Fortbildung im ausgeübten Beruf ist voll abziehbar - unstrittig. Ausbildung ist abziehbar, wenn sie mit der ausgeübten oder einer verwandten Tätigkeit zusammenhängt; genau an diesem Wort hängen die Streitfälle, etwa wenn eine Grafikerin Webentwicklung lernt (verwandt) oder Yogalehrerin wird (nicht verwandt). Umschulung ist absetzbar, aber nur wenn sie "umfassend" ist und auf die tatsächliche Ausübung eines anderen Berufs abzielt - ein einzelner Wochenendkurs erfüllt das nicht, ein mehrsemestriger Lehrgang mit erkennbarer Berufsabsicht schon.

Die Gegenkraft ist § 20 Abs. 1 Z 2 lit. a EStG 1988: Aufwendungen der Lebensführung sind nicht abzugsfähig. Darunter fallen in der Praxis Kurse zur Persönlichkeitsentwicklung, Esoterik- und Freizeitangebote sowie alles, was ein privates Interesse mindestens genauso gut erklärt wie ein betriebliches. Und ein Hinweis für Grenzfälle: Eine Auffangregel wie die deutsche 6.000-Euro-Sonderausgabe für die Erstausbildung gibt es in Österreich nicht - hier ist es entweder Betriebsausgabe oder nichts.

Seminar auf Mallorca? Was bei gemischten Reisen gilt

Der Klassiker der Betriebsprüfung ist die Fortbildung mit Urlaubsanteil. Die deutsche Rechtsprechung hat hier vor Jahren aufgeräumt: Mit Beschluss des Großen Senats vom 21. September 2009 (GrS 1/06) hat der Bundesfinanzhof entschieden, dass Reisekosten bei gemischt beruflich-privaten Reisen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden können, wenn die beruflichen Anteile feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Wo sich die Motive dagegen nicht nach objektiven Kriterien trennen lassen und der private Anteil nicht unbedeutend ist, bleibt es beim vollen Abzugsverbot.

Für die Praxis folgt daraus eine klare Beweislast: Tagesprogramm mit Uhrzeiten, Teilnahmenachweis und eine Reiseroute, die zum Seminarort passt. Vier Fachtage plus drei Strandtage lassen sich aufteilen; ein Zweistundenworkshop in einer Woche Ferien nicht. In Österreich führt dasselbe Ergebnis über das Abzugsverbot des § 20: Was gleichermaßen privat erklärbar ist, fällt heraus, und ein Mischprogramm ohne trennbare Teile nimmt die ganze Reise mit. Wer die Fortbildung ohnehin dort bucht, wo er gern Urlaub macht, sollte die beiden Aufenthalte also lieber getrennt buchen und abrechnen.

Was heißt das für die Praxis?

Drei Fragen klären fast jeden Fall. Erstens: Hängt der Kurs mit dem zusammen, was du heute machst, oder mit dem, was du werden willst? Ersteres ist unproblematisch, Letzteres braucht in Deutschland eine abgeschlossene Erstausbildung und in Österreich Verwandtschaft oder eine umfassende Umschulung. Zweitens: Steht auf der Rechnung Umsatzsteuer? Wenn nein, ist der Bruttobetrag dein Aufwand und die Vorsteuer kein Thema. Drittens: Kannst du den beruflichen Anteil belegen - mit Programm, Uhrzeiten und Teilnahmebestätigung? Dann hält die Buchung auch der Prüfung stand.