Wareneingangsbuch: die Pflicht, von der die meisten Händler nie gehört haben

Es gibt eine Aufzeichnungspflicht, die in keinem Steuerberater-Onboarding vorkommt und in der Betriebsprüfung trotzdem regelmäßig auf dem Tisch liegt: das Wareneingangsbuch. Sie trifft nicht nur Bilanzierer, sondern auch Einnahmen-Überschuss-Rechner, und sie steht nicht im Einkommensteuergesetz, sondern in der Abgabenordnung beziehungsweise in der Bundesabgabenordnung. Die deutsche und die österreichische Fassung lesen sich fast gleich. Fast. Die Unterschiede sitzen genau dort, wo es in der Praxis wehtut.

Wer muss ein Wareneingangsbuch führen?

Die Grundregel ist in beiden Ländern derselbe Satz. In Deutschland sagt § 143 Abs. 1 AO: "Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang gesondert aufzeichnen." In Österreich sagt § 127 Abs. 1 BAO: "Gewerbliche Unternehmer sind verpflichtet, für steuerliche Zwecke ein Wareneingangsbuch zu führen."

Zwei Dinge stehen da nicht, und beide sind wichtig. Erstens keine Umsatzgrenze. Die Pflicht hängt nicht daran, ob du buchführungspflichtig bist. In Deutschland beginnt die Buchführungspflicht nach § 141 Abs. 1 AO erst bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 Euro Gewinn im Wirtschaftsjahr. Der Wareneingang ist davon unabhängig aufzuzeichnen. Zweitens steht dort "gewerbliche Unternehmer". Freiberufler nach § 18 EStG sind damit nicht gemeint, ebenso wenig reine Dienstleister ohne Warenhandel.

Und hier kommt der erste echte Unterschied. Österreich kennt Befreiungen, Deutschland nicht. § 127 Abs. 2 BAO nimmt drei Gruppen aus: gewerbliche Unternehmer, die nach §§ 124 oder 125 BAO ohnehin zur Führung von Büchern verpflichtet sind; solche, die "Bücher ohne gesetzliche Verpflichtung führen und auf Grund jährlicher Bestandsaufnahmen regelmäßig Abschlüsse machen"; und solche, die "durch eine gesetzliche Vorschrift zur Führung von dem Wareneingangsbuch im wesentlichen entsprechenden Aufzeichnungen verpflichtet sind". Wer in Österreich also ordentlich bilanziert, ist raus. Im deutschen § 143 AO steht kein einziger Befreiungstatbestand. Dass eine ordnungsmäßige Buchführung die Angaben faktisch mitliefert, ist dort Verwaltungspraxis, keine gesetzliche Ausnahme. Das ist ein Unterschied, den du kennen solltest, bevor du dich auf eine österreichische Quelle verlässt.

Was genau eingetragen werden muss

Die deutschen Pflichtangaben stehen in § 143 Abs. 3 AO und sind fünf:

1. den Tag des Wareneingangs oder das Datum der Rechnung
2. den Namen oder die Firma und die Anschrift des Lieferers
3. die handelsübliche Bezeichnung der Ware
4. den Preis der Ware
5. einen Hinweis auf den Beleg

Die österreichische Liste in § 128 Abs. 2 BAO enthält dieselben fünf Punkte und einen mehr, der ganz oben steht: die "fortlaufende Nummer der Eintragung". Bei der Warenbezeichnung ist Österreich dafür großzügiger, dort genügt ausdrücklich "eine branchenübliche Sammelbezeichnung".

Diese eine zusätzliche Nummer zieht eine Pflicht nach sich, die österreichische Händler regelmäßig übersehen. § 128 Abs. 3 BAO verlangt: "Gleichzeitig mit der Eintragung ist auf dem Beleg, wenn ein solcher erteilt worden ist, die fortlaufende Nummer, unter der die Ware im Wareneingangsbuch eingetragen ist, zu vermerken." Der Verweis läuft also in beide Richtungen. Das Buch zeigt auf den Beleg, und der Beleg trägt die Nummer aus dem Buch. Derselbe Absatz verlangt außerdem die richtige zeitliche Reihenfolge und dass die Beträge "monatlich und jährlich zusammenzurechnen" sind. Im deutschen § 143 AO steht von alldem nichts: keine laufende Nummer, kein Vermerk auf dem Beleg, keine Monatssummen.

Wer in beiden Ländern verkauft oder eine Vorlage aus dem jeweils anderen Land benutzt, sollte diese Liste deshalb einmal nebeneinanderlegen. Eine deutsche Vorlage ist in Österreich unvollständig, eine österreichische in Deutschland unnötig aufwendig, aber unschädlich. Die Nummerierungslogik kennst du übrigens schon aus einem anderen Zusammenhang, nämlich von den fortlaufenden Rechnungsnummern bei den Ausgangsrechnungen.

Welche Waren überhaupt gemeint sind

Hier sind sich beide Gesetze einig, und der Umfang ist größer als der Begriff "Ware" vermuten lässt. Nach § 143 Abs. 2 AO sind aufzuzeichnen "alle Waren einschließlich der Rohstoffe, unfertigen Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten", die zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erworben werden, "entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder für fremde Rechnung". Und ausdrücklich auch dann, wenn sie vor dem Weiterverkauf noch be- oder verarbeitet werden. § 128 Abs. 1 BAO formuliert das praktisch wortgleich.

Drei Konsequenzen daraus, die in der Praxis für Überraschung sorgen:

• Auch Gratisware zählt. Muster, Zugaben und kostenlose Beistellungen sind einzutragen, weil beide Gesetze das unentgeltliche Erwerben ausdrücklich einschließen.
• Auch Kommissionsware zählt. "Für fremde Rechnung" steht in beiden Texten.
• Auch die Entnahme ändert nichts. Beide Gesetze sagen, dass Waren, die nach Art des Betriebs üblicherweise zum Weiterverkauf erworben werden, auch dann einzutragen sind, wenn sie am Ende für betriebsfremde Zwecke verwendet werden. Der Bäcker, der Mehl für den privaten Kuchen mitnimmt, trägt das Mehl trotzdem ein und behandelt die Privatentnahme separat.

Nicht gemeint ist alles, was du für den eigenen Betriebsablauf kaufst statt für den Verkauf: Büromaterial, Werkzeug, die Kaffeemaschine im Lager. Das sind normale Betriebsausgaben, teils über die Abschreibung zu verteilen, aber kein Wareneingang.

Der Warenausgang: eine rein deutsche Zusatzpflicht

In Deutschland gibt es die Spiegelvorschrift. § 144 AO verpflichtet gewerbliche Unternehmer, die "nach der Art ihres Geschäftsbetriebs Waren regelmäßig an andere gewerbliche Unternehmer zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch als Hilfsstoffe liefern", auch den Warenausgang gesondert aufzuzeichnen. Gemeint ist der Großhandel im weiteren Sinn, nicht der Verkauf an Endkunden.

Der Absatz, den man dabei leicht überliest, ist § 144 Abs. 4 AO: Über jeden solchen Warenausgang "muss" ein Beleg erteilt werden, der die Pflichtangaben plus Name und Anschrift des Lieferanten enthält. Das ist eine echte Belegerteilungspflicht, unabhängig davon, ob umsatzsteuerlich eine Rechnung nötig wäre. Ebenfalls erfasst: Barverkäufe zu einem Preis, der wegen der Menge unter dem üblichen Verbraucherpreis liegt. Genau das ist der klassische Abgrenzungsfall im Cash-and-Carry-Geschäft.

Eine entsprechende allgemeine Warenausgangspflicht kennt die österreichische BAO nicht. Der Paragraf, der dort thematisch anschließen würde, § 129 BAO, ist weggefallen. Wer also aus Österreich nach Deutschland liefert und dort einen Betrieb hat, sollte diese Pflicht nicht aus der heimischen Erfahrung ableiten.

Was das praktisch für deine Buchhaltung heißt

Ein Wareneingangsbuch ist kein Bestandsverzeichnis und keine Inventur. Es zählt nicht, was da ist, sondern protokolliert, was hereinkam. Genau deshalb löst es die Frage der Gewinnermittlung auch nicht: Wer eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht, zieht den Wareneinkauf nach dem Abflussprinzip in dem Jahr ab, in dem er bezahlt hat, unabhängig davon, wann die Ware eingetragen wurde. Beides läuft nebeneinander.

Die Form ist frei. Weder § 143 AO noch § 127 BAO verlangen ein gebundenes Buch. Eine Tabelle oder eine Auswertung aus der Buchhaltung genügt, solange alle Pflichtangaben enthalten sind, die Reihenfolge stimmt und die Aufzeichnung zeitnah geführt wird. In Österreich ist die Zeitnähe sogar ausdrücklich geregelt, § 128 Abs. 3 BAO verweist dafür auf § 131 Abs. 1 Z 2 lit. a BAO und stellt auf den Zeitpunkt ab, zu dem dir die einzutragenden Angaben bekannt werden.

Der praktische Hebel ist deshalb weniger juristisch als organisatorisch: Wenn deine Eingangsrechnungen ohnehin digital erfasst und geprüft werden, enthält dieser Datensatz vier der fünf deutschen Pflichtangaben schon. Was typischerweise fehlt, ist die getrennte Auswertung nur der Wareneinkäufe und, in Österreich, die laufende Nummer samt Vermerk auf dem Beleg. Wer seine Eingangsrechnungen strukturiert prüft und die Wareneinkäufe dabei mit einem eigenen Konto oder Merkmal versieht, hat das Wareneingangsbuch am Jahresende als Auswertung statt als Nacharbeit.

Der häufigste Fehler ist nicht die fehlende Nummer und nicht die falsche Warenbezeichnung. Es ist die Annahme, dass die Pflicht einen selbst nicht betrifft, weil man "nur" eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung macht. Der Gesetzestext knüpft an den Gewerbebetrieb an, nicht an die Gewinnermittlungsart.