Der Bäcker nimmt zwei Brote mit nach Hause, die Grafikerin druckt auf dem Firmendrucker die Einladungen zum Kindergeburtstag, der Elektrohändler stellt sich das Vorführgerät ins Wohnzimmer. Alles völlig normal, alles völlig legal, und alles steuerlich ein Vorgang mit Folgen. Denn was du dem Betrieb entnimmst, hat der Betrieb einmal als Aufwand abgezogen. Damit daraus kein stiller Steuervorteil wird, holen sich Einkommensteuer und Umsatzsteuer den Vorgang zurück. Die beiden tun das allerdings nach unterschiedlichen Regeln, mit unterschiedlichen Werten und mit einer entscheidenden Ausnahme, die viele übersehen.
Was zählt überhaupt als Entnahme?
Deutlich mehr, als die meisten vermuten. Das deutsche Einkommensteuergesetz definiert Entnahmen als "alle Wirtschaftsgüter (Barentnahmen, Waren, Erzeugnisse, Nutzungen und Leistungen), die der Steuerpflichtige dem Betrieb für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke im Laufe des Wirtschaftsjahres entnommen hat" (§ 4 Abs. 1 Satz 2 EStG). Österreich formuliert es in § 4 Abs. 1 EStG 1988 praktisch gleich.
Drei Wörter in dieser Aufzählung werden regelmäßig überlesen. Nutzungen meint die private Fahrt mit dem Betriebsfahrzeug oder die private Nutzung des Firmenlaptops. Leistungen meint die Arbeitszeit deiner Angestellten, wenn der Maler seine eigene Wohnung von der eigenen Truppe streichen lässt. Und Erzeugnisse meint alles, was du selbst herstellst, nicht nur die zugekaufte Handelsware.
Umsatzsteuerlich heißt derselbe Vorgang anders. Deutschland spricht von der unentgeltlichen Wertabgabe (§ 3 Abs. 1b UStG für Gegenstände, § 3 Abs. 9a UStG für Nutzungen und Leistungen), Österreich vom Eigenverbrauch (§ 3 Abs. 2 und § 3a Abs. 1a UStG 1994). Gemeint ist dieselbe Sache: Der Gesetzgeber stellt die Entnahme einer Lieferung beziehungsweise einer sonstigen Leistung "gegen Entgelt" gleich, so als hättest du an dich selbst verkauft. Daher der Satz, den man in jeder Steuerkanzlei hört: Du stellst dir selbst eine Rechnung.
Warum ein Griff ins Regal zwei Steuern auslöst
Weil zwei Systeme dasselbe Problem lösen müssen und sich dabei nicht absprechen.
Die Einkommensteuer korrigiert deinen Gewinn. Beim Betriebsvermögensvergleich wird der Gewinn ausdrücklich "vermehrt um den Wert der Entnahmen" (§ 4 Abs. 1 Satz 1 EStG); bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung buchst du die Entnahme als Betriebseinnahme. Der Effekt ist derselbe: Der Wareneinsatz bleibt Aufwand, aber der entnommene Teil kommt als Ertrag zurück.
Die Umsatzsteuer korrigiert deinen Vorsteuerabzug. Du hast beim Einkauf die Vorsteuer gezogen, weil die Ware für den Betrieb bestimmt war. Landet sie privat, wäre der Abzug ungerechtfertigt. Statt ihn rückgängig zu machen, besteuert der Gesetzgeber die Entnahme wie einen Verkauf.
Und genau daraus folgt die wichtigste Ausnahme des ganzen Themas. § 3 Abs. 1b UStG endet mit einem knappen Satz: "Voraussetzung ist, dass der Gegenstand oder seine Bestandteile zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben." Ohne Vorsteuer beim Einkauf gibt es nichts zu korrigieren, also fällt bei der Entnahme auch keine Umsatzsteuer an. Österreich handhabt das identisch. Die Einkommensteuer kennt diesen Filter nicht: Der Gewinn steigt in beiden Fällen.
Welchen Wert setzt du an?
Hier liegt der teuerste Denkfehler: Fast alle setzen den Verkaufspreis an. Der steht in keinem der einschlägigen Paragrafen.
Einkommensteuerlich gilt der Teilwert. "Entnahmen des Steuerpflichtigen für sich, für seinen Haushalt oder für andere betriebsfremde Zwecke sind mit dem Teilwert anzusetzen" (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG); Österreich schreibt in § 6 Z 4 EStG 1988 wörtlich "Entnahmen sind mit dem Teilwert im Zeitpunkt der Entnahme anzusetzen". Der Teilwert ist der Betrag, den ein Erwerber des ganzen Betriebs im Rahmen des Gesamtkaufpreises für das einzelne Wirtschaftsgut ansetzen würde (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 Satz 3 EStG). In der Praxis läuft das bei Waren auf die Wiederbeschaffungskosten hinaus, also auf deinen Einstandspreis, nicht auf den Preis im Schaufenster. Für österreichische Grundstücke gibt es eine Sonderregel: Sie sind mit dem Buchwert im Zeitpunkt der Entnahme anzusetzen, sofern keine Ausnahme vom besonderen Steuersatz vorliegt (§ 6 Z 4 EStG 1988).
Umsatzsteuerlich gilt eine eigene Bemessungsgrundlage, und die ist noch näher am Einkauf. Bemessen wird nach dem Einkaufspreis zuzüglich der Nebenkosten für den Gegenstand oder für einen gleichartigen Gegenstand, mangels eines Einkaufspreises nach den Selbstkosten, jeweils zum Zeitpunkt des Umsatzes (§ 10 Abs. 4 Nr. 1 UStG). Österreich formuliert in § 4 Abs. 8 lit. a UStG 1994 denselben Satz. Wichtig ist das kleine "zum Zeitpunkt des Umsatzes": Maßgeblich ist, was der Gegenstand heute im Einkauf kostet, nicht was du damals bezahlt hast. Bei einem drei Jahre alten Laptop ist das deutlich weniger. Und noch ein Satz aus demselben Absatz wird gern vergessen: "Die Umsatzsteuer gehört nicht zur Bemessungsgrundlage."
Bei Nutzungen und Leistungen wird nach den entstandenen Ausgaben bemessen, und zwar nur soweit sie zum vollen oder teilweisen Vorsteuerabzug berechtigt haben (§ 10 Abs. 4 Nr. 2 UStG). Anschaffungs- oder Herstellungskosten ab 500 Euro werden dabei gleichmäßig über den Berichtigungszeitraum verteilt, statt im Entnahmejahr auf einmal durchzuschlagen. Der bekannteste Fall dieser Kategorie, die private Nutzung des Betriebsfahrzeugs, hat eigene Regeln und einen eigenen Beitrag: Firmenwagen und Privatnutzung. Auch der Privatanteil an Telefon und Internet folgt dieser Systematik.
Was Deutschland dir jedes Jahr vorrechnet
Wer täglich Kleinstmengen entnimmt, könnte sich an der Einzelaufzeichnung aufreiben. Deshalb veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jeden Dezember Pauschbeträge für unentgeltliche Wertabgaben. Für 2026 stammen sie aus dem BMF-Schreiben vom 23. Dezember 2025 (GZ IV D 3 - S 1547/00006/007/021). Sie sind ein Angebot, keine Pflicht: Sie "bieten dem Steuerpflichtigen die Möglichkeit, die Warenentnahmen monatlich pauschal zu verbuchen" und entbinden ihn damit von der Aufzeichnung einer Vielzahl von Einzelentnahmen (§ 148 Satz 1 AO).
Alle Werte sind Jahreswerte für eine Person, ohne Umsatzsteuer:
| Gewerbezweig | ermäßigter Steuersatz | voller Steuersatz | insgesamt |
|---|---|---|---|
| Bäckerei | 1.671 € | 214 € | 1.885 € |
| Fleischerei / Metzgerei | 1.487 € | 567 € | 2.054 € |
| Gaststätten aller Art, a) mit Abgabe von kalten Speisen | 1.824 € | 629 € | 2.453 € |
| Gaststätten aller Art, b) mit Abgabe von kalten und warmen Speisen | 3.173 € | 828 € | 4.001 € |
| Getränkeeinzelhandel | 123 € | 276 € | 399 € |
| Café und Konditorei | 1.610 € | 598 € | 2.208 € |
| Milch, Milcherzeugnisse, Fettwaren und Eier (Eh.) | 721 € | 0 € | 721 € |
| Nahrungs- und Genussmittel (Eh.) | 1.395 € | 368 € | 1.763 € |
| Obst, Gemüse, Südfrüchte und Kartoffeln (Eh.) | 384 € | 169 € | 553 € |
Vier Regeln dazu solltest du kennen, weil sie in der Praxis regelmäßig falsch angewendet werden. Erstens: Für Kinder bis zum vollendeten zweiten Lebensjahr wird nichts angesetzt, bis zum vollendeten zwölften Lebensjahr die Hälfte. Zweitens: Es gibt keine Zu- und Abschläge für individuelle Verhältnisse, also weder für Urlaub noch für Krankheit noch für persönliche Essgewohnheiten. Nur bei einer nachweislich behördlich angeordneten vollständigen Schließung darf zeitanteilig gekürzt werden. Drittens: Die Pauschalen decken ausschließlich Nahrungsmittel und Getränke. Tabakwaren, Bekleidungsstücke, Elektrogeräte und Sonderposten "müssen einzeln aufgezeichnet werden". Viertens: Bei gemischten Betrieben, etwa einer Bäckerei mit Lebensmittelangebot, wird nur der jeweils höhere Pauschbetrag der entsprechenden Gewerbeklasse angesetzt, nicht die Summe.
Wie löst Österreich dasselbe Problem?
Deutlich anders, und hier laufen AT und DE auseinander. Eine jährlich aktualisierte Pauschbetrags-Tabelle gibt es in Österreich nicht. Stattdessen existiert eine Verordnung über Schätzungsrichtlinien für den Eigenverbrauch aus dem Jahr 1983 (BGBl. Nr. 628/1983, geändert durch BGBl. Nr. 499/1985), und die greift ausdrücklich erst dann, wenn die Höhe des Eigenverbrauchs "nicht durch ordnungsgemäß geführte Aufzeichnungen im Sinne des § 18 des Umsatzsteuergesetzes 1972 nachgewiesen wird".
Der Unterschied ist kein formaler. In Deutschland ist der Pauschbetrag ein Wahlrecht, das dir Arbeit abnimmt. In Österreich ist der Schätzwert das, was passiert, wenn du nicht aufgezeichnet hast. Der Grundsatz bleibt also: aufzeichnen.
Rechnerisch knüpft die Verordnung an die einkommensteuerlichen Sachbezugswerte für Kost an. Die volle freie Station beträgt seit 2002 unverändert 196,20 Euro monatlich, davon entfallen acht Zehntel auf Speisen und Getränke (§ 1 Sachbezugswerteverordnung, BGBl. II Nr. 416/2001). Werden Familienangehörige mitverpflegt, erhöht sich der Wert um 80 Prozent für den Ehegatten, um 30 Prozent für jedes Kind bis zum 6. Lebensjahr, um 40 Prozent für Kinder zwischen dem 6. und 16. Lebensjahr und um 80 Prozent ab dem 16. Lebensjahr. Der so ermittelte Betrag schließt die Umsatzsteuer ein und wird zu 85 Prozent dem ermäßigten und zu 15 Prozent dem Normalsteuersatz zugeordnet.
Die deutsche Systematik läuft dabei in die entgegengesetzte Richtung: Dort mindert das Kind den Ansatz, in Österreich erhöht der Angehörige ihn prozentual. Und weil die österreichische Bezugsgröße seit über zwei Jahrzehnten nicht bewegt wurde, während Deutschland jedes Jahr nachjustiert, klaffen die beiden Werte inzwischen weit auseinander.
Und die Steuer auf die Entnahme? Die ist kein Aufwand
Der letzte Stolperstein kostet bares Geld, weil er so plausibel falsch ist. Wer Umsatzsteuer auf eine Entnahme abführt, bucht sie gern als Betriebsausgabe. Das ist in beiden Ländern ausdrücklich verboten.
Deutschland zählt in § 12 Nr. 3 EStG die nicht abziehbaren Aufwendungen auf, darunter "die Umsatzsteuer für Umsätze, die Entnahmen sind". Österreich schreibt in § 20 Abs. 1 Z 6 EStG 1988 dasselbe, nur ausführlicher: nicht abzugsfähig ist "die auf Umsätze gemäß § 3 Abs. 2 und § 3a Abs. 1a UStG 1994 entfallende Umsatzsteuer, soweit eine Entnahme im Sinne des § 4 Abs. 1 vorliegt".
Die Entnahme trifft dich also zweimal: Der Wert erhöht den Gewinn, und die Umsatzsteuer darauf zahlst du aus versteuertem Geld.
Was heißt das für deine Buchhaltung?
Drei Hebel, in dieser Reihenfolge.
Erstens: Klär einmal, ob du in eine Pauschale fällst. Steht dein Gewerbezweig in der deutschen Tabelle, ist die monatliche Pauschalbuchung die mit Abstand billigste Lösung, und sie hält in der Betriebsprüfung. Steht er nicht drin, oder sitzt du in Österreich, führt kein Weg an laufenden Aufzeichnungen vorbei. Ein Blatt im Lager mit Datum, Artikel und Menge genügt dafür, aber es muss existieren, bevor der Prüfer danach fragt.
Zweitens: Trenn die beiden Fragen sauber. Frage eins lautet: Habe ich beim Einkauf Vorsteuer gezogen? Nur davon hängt die Umsatzsteuer ab. Frage zwei lautet: Was kostet der Gegenstand heute im Einkauf? Nur davon hängt der Wert ab. Wer stattdessen den Verkaufspreis nimmt, versteuert seinen eigenen Gewinnaufschlag mit.
Drittens: Buch die Entnahme dort, wo sie hingehört, und die Steuer darauf nirgendwo. Die unentgeltliche Wertabgabe gehört in die Umsatzsteuer-Voranmeldung des Zeitraums, in dem sie stattgefunden hat, aufgeteilt nach Steuersätzen. Die Umsatzsteuer selbst ist keine Betriebsausgabe. Und falls du Handelsware führst: Die Entnahme ändert nichts an der Pflicht, den Wareneingang vollständig einzutragen, auch wenn die Ware nie über die Theke geht (Wareneingangsbuch). Unentgeltliche Zuwendungen an Dritte statt an dich selbst folgen wieder eigenen Grenzen, nachzulesen unter Geschenke an Kunden.