Eine Betriebsprüfung fängt nicht an, wenn der Prüfer klingelt. Sie fängt an, wenn der Brief kommt. Zwischen beidem liegen in Deutschland in der Regel zwei Wochen und in Österreich eine, und in diesem Fenster entscheidet sich der größere Teil dessen, was am Ende im Prüfungsbericht steht. Dieser Beitrag sortiert, wen es überhaupt trifft, welche Jahre und welche Daten der Prüfer verlangen darf, was seit 2025 in Deutschland passiert, wenn du Unterlagen nicht lieferst, und welche Tür sich mit dem Brief bereits schließt. Alles mit Paragraf und Rechtsstand, Österreich und Deutschland getrennt.
Wie wahrscheinlich ist es, dass es dich trifft?
Rechtlich ist die Frage schnell beantwortet: Eine Außenprüfung ist nach § 193 Abs. 1 AO bei jedem zulässig, der "einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhält" oder "freiberuflich tätig" ist. Es braucht keinen Verdacht und keinen Anlass. Österreich formuliert es noch offener: Nach § 147 Abs. 1 BAO kann die Abgabenbehörde bei jedem, der Bücher oder Aufzeichnungen zu führen hat, "jederzeit alle für die Erhebung von Abgaben bedeutsamen tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse prüfen".
Praktisch sieht es anders aus. Deutschland sortiert alle Betriebe nach § 3 der Betriebsprüfungsordnung (BpO 2000) in vier Größenklassen: Groß, Mittel, Klein und Kleinst. Die Euro-Grenzen stehen nicht in der BpO selbst, sondern werden von den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt. Aktuell gilt das BMF-Schreiben vom 15. Dezember 2022 für den 24. Prüfungsturnus ab 1. Januar 2024. Ein Betrieb ist Kleinbetrieb, wenn er eine dieser Grenzen überschreitet:
| Betriebsart | Kleinbetrieb ab Umsatzerlösen | oder ab steuerlichem Gewinn |
|---|---|---|
| Handelsbetriebe | 1.100.000 Euro | 68.000 Euro |
| Fertigungsbetriebe | 610.000 Euro | 68.000 Euro |
| Freie Berufe | 990.000 Euro | 165.000 Euro |
| Andere Leistungsbetriebe | 910.000 Euro | 77.000 Euro |
Wer darunter liegt, ist Kleinstbetrieb. Das betrifft die große Mehrheit: 7,48 der 8,83 Millionen Betriebe in der Betriebskartei der Finanzämter. Und genau dort ist der Prüfer selten.
Zwei Dinge zu dieser Grafik, damit sie nicht falsch gelesen wird. Erstens: 0,7 Prozent ist kein Freibrief, sondern ein Erwartungswert. Fast 50.000 Kleinstbetriebe wurden 2024 geprüft. Zweitens ändert sich an den Grenzen für kleine Betriebe demnächst nichts. Das BMF-Schreiben vom 27. April 2026 legt die Merkmale für den 25. Prüfungsturnus ab 1. Januar 2027 fest, und dort steigen nur die Werte für Großbetriebe. Die Schwellen für Klein- und Mittelbetriebe bleiben unverändert.
Für Österreich gibt es keine vergleichbar veröffentlichte Prüfungsquote nach Größenklassen. Was es gibt, ist die Gegenrichtung: Die begleitende Kontrolle, also die dauerhafte Betreuung statt der nachträglichen Prüfung, steht nach § 153b Abs. 4 BAO erst ab Umsatzerlösen von mehr als 40 Millionen Euro offen. Für einen Kleinbetrieb bleibt es also bei der klassischen Außenprüfung.
Wie viel Vorwarnung bekommst du?
Der deutsche Weg beginnt mit der Prüfungsanordnung. Sie ist nach § 196 AO "schriftlich oder elektronisch zu erteilen", und zwar "mit Rechtsbehelfsbelehrung". Das ist wichtiger, als es klingt: Die Prüfungsanordnung ist ein anfechtbarer Verwaltungsakt. Wie lange vorher sie kommen muss, sagt § 197 Abs. 1 AO nur vage, nämlich "angemessene Zeit vor Beginn der Prüfung". Konkret wird erst § 5 Abs. 4 BpO 2000: "In der Regel sind bei Großbetrieben 4 Wochen und in anderen Fällen 2 Wochen angemessen." Die BpO ist eine Verwaltungsvorschrift, kein Gesetz, sie bindet also die Finanzverwaltung und nicht das Gericht. In der Praxis ist sie trotzdem der Maßstab.
Österreich macht es kürzer und formloser. Nach § 148 Abs. 5 BAO sind Außenprüfungen "dem Abgabepflichtigen oder seinem Bevollmächtigten tunlichst eine Woche vorher anzukündigen, sofern hiedurch der Prüfungszweck nicht vereitelt wird". Der schriftliche Prüfungsauftrag wird nicht vorab zugestellt, sondern nach § 148 Abs. 1 BAO zu Beginn der Amtshandlung vorgewiesen. Und gegen ihn gibt es nach § 148 Abs. 4 BAO "ein abgesondertes Rechtsmittel nicht".
In beiden Ländern gibt es außerdem den Weg ganz ohne Ankündigung, und der heißt Nachschau. In Deutschland dürfen Amtsträger nach § 146b Abs. 1 AO zur Kassen-Nachschau und nach § 27b Abs. 1 UStG zur Umsatzsteuer-Nachschau "ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung" Geschäftsräume betreten. Beide Normen erlauben ausdrücklich, danach "ohne vorherige Prüfungsanordnung" in eine Außenprüfung überzugehen. Österreichs § 144 BAO regelt die Nachschau ebenfalls, schweigt aber zur Ankündigung ganz, während § 148 Abs. 5 BAO für die Außenprüfung eine Frist nennt. Wer eine Registrierkasse betreibt, findet die Details dazu im Beitrag Registrierkasse oder offene Kasse.
Welche Jahre schaut sich der Prüfer an?
In Deutschland gilt die Dreijahresregel aus § 4 Abs. 3 BpO 2000: "Bei anderen Betrieben soll der Prüfungszeitraum in der Regel nicht mehr als drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume umfassen." "Andere Betriebe" heißt: alle außer Großbetrieben. Die Regel hat allerdings zwei ausdrückliche Ausnahmen im selben Absatz, nämlich wenn "mit nicht unerheblichen Änderungen der Besteuerungsgrundlagen zu rechnen ist" oder wenn der Verdacht einer Steuerstraftat besteht. Und der Satz "Anschlussprüfungen sind zulässig" steht auch dort. In der Statistik des BMF-Monatsberichts vom November 2025 landet das für 2024 bei durchschnittlich 2,9 geprüften Veranlagungsjahren pro Klein- und Kleinstbetrieb, bei Großbetrieben sind es 3,3.
Neu und für die Planung wichtig ist die Zeitgrenze am anderen Ende. Nach § 171 Abs. 4 Satz 3 AO endet die Ablaufhemmung durch eine Außenprüfung "spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde". Vorher konnte sich eine Prüfung faktisch unbegrenzt in die Länge ziehen. Der Deckel gilt allerdings nur für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, für ältere Jahre bleibt es bei der alten Fassung. Dazu passt § 197 Abs. 5 AO: Die Prüfungsanordnung soll "bis zum Ablauf des Kalenderjahres erlassen werden, das auf das Kalenderjahr folgt, in dem der Steuerbescheid wirksam geworden ist".
Österreich koppelt den Prüfungszeitraum an die Verjährung statt an eine eigene Regel. Nach § 207 Abs. 2 BAO beträgt die Festsetzungsverjährung fünf Jahre, "soweit eine Abgabe hinterzogen ist" zehn. Jede nach außen erkennbare Amtshandlung verlängert sie nach § 209 Abs. 1 BAO um ein Jahr, und § 209 Abs. 3 BAO zieht bei zehn Jahren ab Entstehung des Abgabenanspruchs die absolute Grenze. Dafür kennt Österreich etwas, das Deutschland nicht hat: ein Wiederholungsverbot. Nach § 148 Abs. 3 BAO darf für einen bereits geprüften Zeitraum ohne deine Zustimmung nur in engen Ausnahmefällen erneut geprüft werden, etwa für Abgabenarten, die im früheren Prüfungsauftrag nicht enthalten waren.
Was darf der Prüfer mit deinen Daten machen?
Hier laufen die beiden Rechtsordnungen am deutlichsten auseinander. Deutschland hat den Zugriff auf die digitale Buchhaltung ausbuchstabiert. § 147 Abs. 6 AO nennt drei Varianten, und die Finanzverwaltung kürzt sie als Z1, Z2 und Z3 ab: Einsicht in die gespeicherten Daten samt Nutzung deines Systems, Auswertung "nach ihren Vorgaben", oder Übertragung der Daten "nach ihren Vorgaben in einem maschinell auswertbaren Format an sie". Der dritte Punkt ist übrigens nicht mehr die alte Datenträgerüberlassung mit USB-Stick, sondern eine Übermittlung. Und § 197 Abs. 3 AO erlaubt es, die Unterlagen schon mit der Prüfungsanordnung anzufordern.
Österreich hat dafür keine eigene Norm. Die BAO zählt keine Zugriffsarten auf. Was sie hat, ist die allgemeine Mitwirkungspflicht und § 132 Abs. 3 BAO: Wer zur Einsichtgewährung verpflichtet ist, muss "auf seine Kosten innerhalb angemessener Frist diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung stellen, die notwendig sind, um die Unterlagen lesbar zu machen". Das Ergebnis ist ähnlich, der Weg dorthin ist ein anderer.
Wo geprüft wird, ist ebenfalls geregelt und für kleine Betriebe angenehmer, als viele denken. Nach § 200 Abs. 2 AO legst du die Unterlagen in deinen Geschäftsräumen vor, "soweit ein zur Durchführung der Außenprüfung geeigneter Geschäftsraum nicht vorhanden ist", in deinen Wohnräumen oder an Amtsstelle. § 6 BpO 2000 stellt klar: Fehlt ein geeigneter Geschäftsraum und kann nicht in den Wohnräumen geprüft werden, "ist an Amtsstelle zu prüfen". Wer vom Küchentisch aus arbeitet, muss also niemanden ins Wohnzimmer setzen. Und nach § 200 Abs. 3 AO findet die Prüfung "während der üblichen Geschäfts- oder Arbeitszeit" statt.
Was kostet es, wenn du Unterlagen nicht lieferst?
Das ist der Teil, der sich in Deutschland zuletzt geändert hat. Seit dem DAC7-Umsetzungsgesetz gibt es § 200a AO, das qualifizierte Mitwirkungsverlangen. Der Ablauf ist streng getaktet: Frühestens "nach Ablauf von sechs Monaten seit Bekanntgabe der Prüfungsanordnung" darf die Behörde ein solches Verlangen aussprechen. Danach hast du genau einen Monat. Passiert nichts, ist ein Mitwirkungsverzögerungsgeld nicht etwa möglich, sondern zwingend: Es "beträgt 75 Euro für jeden vollen Kalendertag" und "ist höchstens für 150 Kalendertage festzusetzen". Das sind, ausgerechnet, maximal 11.250 Euro. Die Festsetzung unterbleibt, wenn du glaubhaft machst, dass die Verzögerung entschuldbar ist.
Ehrlich dazugesagt: Der oft zitierte Zuschlag von bis zu 25.000 Euro pro Tag aus § 200a Abs. 3 AO betrifft dich fast sicher nicht. Er setzt einen Wiederholungsfall in fünf Jahren voraus oder Umsatzerlöse von mindestens 12 Millionen Euro in einem geprüften Jahr, bei Konzernzugehörigkeit 120 Millionen. Für einen Kleinbetrieb bleibt es bei den 75 Euro pro Tag. Die Regeln gelten für Prüfungsanordnungen, die nach dem 31. Dezember 2024 bekanntgegeben wurden.
Österreich hat kein Verzögerungsgeld dieser Bauart. Die Sanktion ist dort älter und härter zu greifen: Wer nicht mitwirkt, wird geschätzt. Zusätzlich gilt in beiden Ländern der stille Preis fehlender Belege, nämlich der gestrichene Vorsteuerabzug samt Nachzahlungszinsen. Wie du dem vorbeugst, steht im Beitrag Eingangsrechnungen prüfen.
Was räumst du in diesen zwei Wochen wirklich auf?
Nicht die Buchhaltung. Dafür ist es zu spät, und Nacharbeit im Prüfungsfenster fällt auf. Was sich lohnt, ist die Zugänglichkeit:
- Die drei Jahre komplett zusammenstellen. Prüfungsanordnung lesen, Steuerarten und Zeitraum notieren, und für genau diese Jahre die Konten, Journale und Belege an einen Ort holen. Dass die Belege noch da sein müssen, regeln § 147 Abs. 3 AO und § 132 Abs. 1 BAO mit unterschiedlichen Uhren, nachzulesen unter Aufbewahrungsfristen für Belege.
- Den Datenexport einmal testen. Wenn die Behörde Z3 verlangt, brauchst du einen Export in einem maschinell auswertbaren Format. Der Moment, das herauszufinden, ist nicht der Prüfungstag.
- Gescannte Belege prüfen. Lesbarkeit, Vollständigkeit, und ob die Verfahrensdokumentation existiert. Der häufigste Bruch liegt hier, siehe Beleg fotografieren statt abtippen.
- Privates und Betriebliches trennen. Bewirtung, Fahrten, Telefon, Entnahmen. Diese vier Bereiche tragen die meisten Korrekturen, weil sie Ermessen enthalten und Ermessen belegt werden will.
- Einen Raum und einen Ansprechpartner festlegen. Und, falls kein geeigneter Geschäftsraum existiert, die Prüfung an Amtsstelle verlangen.
- Den Steuerberater einschalten, bevor du antwortest. Nicht erst, wenn die erste Frage schwierig wird.
Welche Tür schließt sich mit dem Brief?
Die Selbstanzeige, und hier ist der Unterschied zwischen den Ländern am schärfsten. In Deutschland tritt Straffreiheit nach § 371 Abs. 2 Nr. 1 Buchst. a AO schon dann nicht mehr ein, wenn dem Beteiligten "eine Prüfungsanordnung nach § 196 bekannt gegeben worden ist". Der Sperrgrund liegt also im Briefkasten, nicht beim Prüfer. Zwei Wochen Vorlauf sind zwei Wochen zum Sortieren, nicht zum Nachmelden.
In Österreich läuft die Uhr eine Runde länger. Nach § 29 Abs. 3 lit. c FinStrG tritt Straffreiheit nicht ein, "wenn bei einem vorsätzlich begangenen Finanzvergehen die Selbstanzeige anläßlich einer finanzbehördlichen Nachschau, Beschau, Abfertigung oder Prüfung von Büchern oder Aufzeichnungen nicht schon bei Beginn der Amtshandlung erstattet wird". Der letzte mögliche Zeitpunkt ist damit der Beginn der Prüfung selbst, und er ist wörtlich zu nehmen. Billig ist er trotzdem nicht: Wird die Selbstanzeige anlässlich einer angekündigten Prüfung erstattet, fällt nach § 29 Abs. 6 FinStrG eine Abgabenerhöhung an, gestaffelt mit 5 Prozent der Mehrbeträge, 15 Prozent über 33.000 Euro, 20 Prozent über 100.000 Euro und 30 Prozent über 250.000 Euro. Und unabhängig davon sperrt in beiden Ländern die bereits entdeckte Tat.
Wie endet die Sache?
Mit einem Gespräch und einem Bericht. In Deutschland ist die Schlussbesprechung nach § 201 Abs. 1 AO abzuhalten, "es sei denn, dass sich nach dem Ergebnis der Außenprüfung keine Änderung der Besteuerungsgrundlagen ergibt oder dass der Steuerpflichtige auf die Besprechung verzichtet". Österreich regelt das in § 149 Abs. 1 BAO fast wortgleich und lädt dich förmlich vor, mit Niederschrift.
Danach kommt der Prüfungsbericht: § 202 AO in Deutschland, § 150 BAO in Österreich. Zwei Rechte, die kaum jemand nutzt, stehen dort ausdrücklich drin. Nach § 202 Abs. 2 AO hat die Finanzbehörde dir den Bericht "auf Antrag vor seiner Auswertung zu übersenden" und dir Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben, bevor die Bescheide ergehen. Und nach § 150 BAO ist dir eine Abschrift des Berichts zu übermitteln. Wer nur den geänderten Bescheid abwartet, verschenkt den Zwischenschritt, in dem sich strittige Punkte noch ohne Einspruchsverfahren klären lassen.
Bleibt der unangenehme Fall: Führt die Prüfung zu einer Nachzahlung, laufen in Deutschland Nachzahlungszinsen. Nach § 238 Abs. 1a AO betragen sie in den Fällen des § 233a AO seit dem 1. Januar 2019 "0,15 Prozent für jeden Monat, das heißt 1,8 Prozent für jedes Jahr". Bei einer Prüfung, die drei Jahre zurückreicht, ist das der eigentliche Grund, warum sich Ordnung vor der Prüfung rechnet und nicht erst danach.